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Consulta a la Dirección General sobre la solicitud masiva de copias por el OCP

Hace unas semanas nuestro coeditor Luis Bustillo trataba en este mismo blog, en el post que puede verse aquí, la cuestión de las solicitudes masivas de copias para la mejora de la Base de Datos de Titulares Reales (BDTR) que los notarios venimos recibiendo desde el pasado mes de febrero.

A lo largo del mes de febrero, diversos Decanos remitieron a sus colegiados escritos muy similares exponiéndonos cómo, para poder obtener de la manera más rápida posible el mejor contenido de la BDTR, el Consejo General del Notariado había aprobado en su sesión plenaria del día 24 de enero un sistema por el que se nos solicitaría por el Órgano Centralizado de Prevención (OCP) copia simple electrónica de aquellas escrituras públicas que incidan en la titularidad real para que, “con base en ellas y evitando de esa manera el esfuerzo que habría que realizar en cada notaría, un personal especializado de ANCERT proceda a la obtención y grabación de los datos necesarios”; y que “en consecuencia, deberá cumplirse dicho requerimiento, en los términos y plazos que el mismo exprese, como consecuencia de que es obligación legal de todos los notarios el cumplimiento de los requisitos del OCP (así, artículos 27.2 de la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales y 44.3 de su Reglamento)”. A continuación, los notarios comenzamos a recibir a través de la plataforma SIGNO solicitudes de copias simples, en algunos casos de varios cientos o incluso miles de copias, con señalamiento de plazos de cinco días hábiles para su envío. Posteriormente ha habido otros correos relativos al mismo asunto y encareciendo el envío. Pero lo cierto es que nuestra Ley y Reglamento contienen unas reglas, de todos conocidas sobre expedición de copias y secreto de protocolo que impiden la comunicación del contenido de las escrituras sin un interés legítimo.

Ante esta confusa situación, varios editores de este blog hemos considerado conveniente presentar -y lo hemos hecho con fecha de 23 de abril- una consulta por la vía del artículo 70 del Reglamento Notarial (es decir, en nuestros respectivos Colegios Notariales, con la opinión del consultante) a los efectos de que la Dirección General de los Registros y del Notariado se pronuncie sobre si prevalece la norma sobre blanqueo alegada en las comunicaciones y solicitudes que hemos recibido o si, por el contrario, debe sobreponerse a aquélla, en este caso concreto (y no en otros) la normativa notarial sobre interés legítimo en materia de expedición de copias. Podeis ver y bajar aquí el modelo CONSULTA COPIAS (correspondiente al Colegio de Madrid), por si alguien más quiere sumarse.

Las consultas presentadas en los respectivos Colegios se pronuncian en los siguientes términos:

¿Debe el notario dar por cumplido el requisito general de la concurrencia del interés legítimo en el caso concreto de solicitud de copias por el OCP, a la vista de los artículos 4 y 27.2 de la Ley 10/2010, de 28 de abril de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, y en los artículos 9.6 y 44.3 del Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, o por el contrario deberá valorar la concurrencia de ese requisito a la vista de lo que dispone el artículo 17 de la LON y 224 del RN?

La opinión de los consultantes es que no, por las siguientes razones, que se pueden leer por extenso en el texto del modelo que enlazamos:

PRIMERA. El OCP no está actuando en el presente caso, al menos a los efectos de expedición de copias, en el ámbito de sus competencias. La competencia del OCP está limitada al análisis de operaciones y a la atención de los requerimientos por parte de las autoridades competentes en la lucha contra el blanqueo. Pero en las solicitudes remitidas la finalidad expresada es la de “depurar y completar la Base de Datos de Titularidad Real”, afectando por tanto a documentos que en principio perfectamente legales y no sospechosos, y sin que quede por tanto justificada la excepción de la protección a la intimidad que supone el secreto de protocolo.

SEGUNDA.- La finalidad de crear una Base de Datos de Titularidad Real no justifica el envío de toda la información contenida en el documento autorizado: no hay interés legítimo. El Notariado no está obligado a formar ninguna base de datos de titularidad real. Los obligados a identificar al titular real son los notarios. El Consejo General del Notariado acuerda qué datos se incorporan al Índice Único Informatizado, y entre ellos está el relativo a la titularidad real. En consecuencia, el Consejo dispone de los datos de titularidad real de las sociedades desde el momento en que se incorporan al Índice. Además, se nos dice en los escritos remitidos que la información contenida en las copias simples que enviemos será tratada por personal especializado de ANCERT, sociedad mercantil que en modo alguno ostenta facultades en la lucha contra el blanqueo. Por tanto, las copias sólo podrían, en su caso,  ser tratadas por el OCP y bajo la responsabilidad de su personal.

TERCERA.- No se cumplen los requisitos formales exigidos para la solicitud de las copias. Según los criterios expresados por la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 22 de mayo de dos mil doce, las solicitudes de copias que efectúe el Consejo General del Notariado a través del OCP deben de estar firmadas electrónicamente por la persona física responsable que cuente para ello con delegación expresa del Consejo General del Notariado; y en la solicitud que efectúe el OCP debe quedar reflejada no sólo la fecha de la escritura y su número de protocolo sino también la calificación del acto o contrato documentado y al menos uno de los otorgantes.

Por otra parte, y para el caso de que se considerase procedente el envío de copias solicitadas, se consulta si puede el notario cobrar las copias expedidas, emitiendo la correspondiente factura, siendo afirmativa la opinión de los consultantes.

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4 Responses to "Consulta a la Dirección General sobre la solicitud masiva de copias por el OCP"

  • Fernando Olaizola
    25 abril, 2015 - 11:10 Reply

    En el mes de marzo, la Junta Directiva del Colegio Notarial de Valencia ha remitido a sus colegiados un escrito en el que se explica que la decisión del Consejo General del Notariado de realizar “una solicitud masiva de copias de escrituras” (acogiendo, por cierto, la nomenclatura propuesta por este blog) obedece “a la conveniencia política y estratégica de mejorar la calidad de la Base de Datos de Titular Real, con el fin de lograr que la gran mayoría de las titularidades sean acreditadas, y no meramente manifestadas”. Se nos asegura que “como os podéis imaginar, no ha sido una decisión fácil”, pero que “la calidad de esta base de datos es de importancia esencial para el notariado, porque sus datos nos permiten incrementar el valor añadido de nuestra profesión, lo que es absolutamente necesario cuando nos encontramos negociando temas absolutamente esenciales para el mantenimiento de nuestras competencias en el ámbito mercantil”. Y dado que el proceso “posiblemente no se ha explicado lo suficiente y que ha provocado innecesariamente algunos malentendidos”, se nos procede a aclarar que:
    – No hay que hacer caso de los plazos perentorios que contienen los mensajes “porque es materialmente imposible cumplirlos”, y que “el periodo aproximado dentro del cual las copias deberían estar enviadas oscilaría entre tres y cuatro meses”, plazo dentro del cual “el test de calidad de la base de datos deberá cumplir unos requisitos que nos permitan garantizar la solvencia de nuestros datos ante la Administración tributaria”.
    – Si no existen archivos informáticos de las escrituras, bastará con escanear los folios que contengan los datos de titularidad real, siendo suficiente con la remisión de una copia simple parcial.
    – Se está estudiando habilitar una aplicación que permita rellenar manualmente los datos exigidos, como medio supletorio para cumplir con la obligación en el caso de los protocolos sin archivo informático.
    El redactor de la carta concluye esperando “que con estas instrucciones se haga más fácil la tarea que se nos ha encomendado” (repárese en la formulación pasiva e impersonal) e insistiendo en que “reclamar el cumplimiento de un envío, y menos cuando es tan masivo como éste, no resulta plato de buen gusto para nadie. Creemos sin embargo que la situación normativa que ya está en el BOE nos permite obtener bastantes pistas de por donde van los tiros. Si no fuera una necesidad la Junta de Decanos no habría adoptado por unanimidad el acuerdo de solicitar la remisión”.
    El escrito sugiere, apunta, deja entrever, invita a sobreentender, pero no aporta ni un solo argumento jurídico que sustente las solicitudes de copias por parte del OCP que estamos recibiendo. No se da ninguna explicación de por qué en este caso hay que saltarse las normas legales y reglamentarias que rigen nuestra profesión, y que, si el principio de jerarquía normativa sigue vigente, están por encima de los acuerdos del Pleno del Consejo. En su lugar se apela, como es habitual, a unos graves peligros cuya evitación exige, por razones de suprema salud del Notariado, pasar ahora por encima de cualquier otra consideración.
    El Decano del Colegio Notarial de Madrid ha remitido el pasado 20 de abril a sus colegiados otra carta haciéndose igualmente cargo de las molestias que causan los envíos de copias solicitados, pero pidiendo que comprendan que “tener una base de datos con la gran mayoría de titularidades acreditadas y no simplemente manifestadas es actualmente una prioridad”, e insistiendo en la no necesidad de observar los plazos perentorios marcados, en la posibilidad de que las copias sean parciales y en la aprobación de una eventual aplicación para rellenar manualmente los datos requeridos. Y concluye: “queremos que sepáis que, hasta ahora, el grado de cumplimiento en el envío de estas copias está siendo elevadísimo en toda España”, anuncio que por lo enfático y superlativo hace pensar que no debe ser del todo así.

  • Saulo
    26 abril, 2015 - 10:28 Reply

    No deja de resultar sorprendente que el Presidente del Consejo que ampara esta solicitud sea la misma persona que, como miembro de la Junta Directiva del Colegio Notarial de Madrid plantease un recurso ante el TSJ de Madrid, contra el Acuerdo del Pleno del Consejo en el que se establecía la obligación de introducir en el Índice Único Informatizado los datos de titularidad real. En dicho recurso, el Colegio decía:
    Entre las obligaciones que impone dicha Ley a los Notarios, no se encuentra la de suministrar de modo sistemático la identidad del titular real de los documentos públicos; que existe deber de identificar al titular real, pero no el de comunicación generalizada de todos los datos, citando informe de fecha 17/3/2011 DGRN, de lo que deduce que entre las obligaciones que se establecen en la Ley 10/2010 no se encuentra la de incorporar al IUI con carácter general y sistemático los datos de titulares reales recogidos en documentos públicos y menos en documentos privados
    Los consultantes, por lo que parece desprenderse de la consulta y del post previo que en este se enlaza, no van tan lejos como en su día fue García Collantes, antes, se supone, de ver la luz y caerse del caballo (para no caerse del sillón). Impugnan el modo en que se recaban los datos, e indirectamente, parece, la misma Base de Titularidad real, pero no la incorporación de datos al Índice, que es el único lugar donde pueden y deben estar, no en repositorios informáticos que supongan “nuevas fuentes de ingresos”.
    ¿Qué te ha pasado, Presidente? ¿A tus años has visto la luz? Si estás donde estás es porque muchos valoramos cosas como ese recurso que planteaste. Y otras que dijiste, por las que luchaste o con las que te comprometiste. Ahora , esto ¿por qué?

  • iuris
    26 abril, 2015 - 13:53 Reply

    Me gustaría plantear lo siguiente:
    Supongamos que el CGN da finalmente marcha atrás en el tema de las copias y habilita con carácter general, y no sólo para protocolos no informatizados, la aplicación para rellenar manualmente los datos de titular real, estableciendo la obligación para los notarios de proporcionar por esta vía la información que se nos vaya solicitando.
    ¿Tendría competencia el CGN para establecer tal obligación?
    Según se dice en la consulta: el Notariado no está obligado a formar ninguna base de datos de titularidad real. Los obligados a identificar al titular real son los notarios, y sólo a partir de la entrada en vigor de la Ley 10/2010. El Consejo General del Notariado puede acordar qué datos se incorporan al Índice Único, entre ellos el relativo a la titularidad real. El Índice Único supone una excepción al deber de secreto de protocolo, por lo que su establecimiento exigió una norma con rango de ley (la Ley 36/ 2006).
    ¿Puede el CGN exigir de forma generalizada que proporcionemos los datos relativos a la titularidad de acciones o participaciones que resulten de escrituras autorizadas con anterioridad a la vigencia de dichas normas?
    Por otra parte, las casas informáticas están anunciando que en la nueva versión del Índice Único que se aprobará en mayo se suprime lo relativo a la titularidad real, porque parece que la idea es hacer obligatoria la previa consulta y en su caso la actualización de la BDTR.
    ¿Puede prescindirse del Índice Único para exigírsenos esa información, y pretender canalizarla directamente a través de la BDTR?

  • Irresponsabilidad
    26 abril, 2015 - 15:25 Reply

    La iniciativa de los editores de esta página que han presentado la consulta no puede calificarse sino de desafortunada. Sin duda los consultantes son todos muy brillantes y con mucha capacidad argumentativa, como corresponde a quienes han aprobado restringidas o aspiran a aprobarlas. Pero esas cualidades, que por supuesto no seré yo quien les niegue, al parecer son compatibles con la inconsciencia, si es que no irresponsabilidad. Si no saben, deberían suponer el daño que van a causar con su enjundiosa consulta. En la DGRN estaban deseando recibir algo como esto para hacer saltar por los aires nuestra base de datos. Y la BDTR es clave en este momento para que conservemos nuestra función en materia societaria ¿Acaso no conocen la propuesta de directiva sobre constitución de sociedades que hay sobre la mesa, y lo que nos estamos jugando? ¿No saben que es crucial que contemos con una base de datos contrastada? Todos los Decanos lo están diciendo alto y claro. Los diecisiete Decanos, que respaldan unánimemente el envío de copias, y que cuentan con la información necesaria y conocen las cuestiones de fondo ¿se equivocan todos? Insisto, los diecisiete Decanos, y no solo nuestro compañero Cesar Belda, a quien en este foro se acostumbra a culpar de todo. Si el Consejo en pleno y por unanimidad respalda las solicitudes de envios de copias, pese a esos enfrentamientos que se supone que siempre están teniendo, digo yo que habrá que dejarse de una vez de paranoias y de pretender que todo se mueve desde Ancert a espaldas del Consejo por no se sabe quien y con qué propósitos.
    Que quienes hayan presentado la consulta sean muy conscientes del paso que están dando y de las consecuencias que va a tener para todos nosotros.

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