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El cambiazo

 

Últimamente, los notarios lectores de este blog que hayan remitido copias telemáticamente por el sistema SIGNO a cualquier Registro de la Propiedad o Mercantil, puede que se hayan percatado de una cierta ralentización del sistema, cuando se une la copia en formato PDF al expediente, para su envío a la bandeja de firmas.

No es que SIGNO se caracterice por ser muy rápido, pero es que, desde mediados del mes de enero de 2015, la aplicación es todavía más lenta que de costumbre cuando realizamos este trámite.

Normalmente, no le hubiera dedicado más atención, y de hecho no lo hice, hasta que alguien llamó mi atención sobre la calidad del documento que se estaba enviando a la bandeja de firmas, poniendo de manifiesto que no era el mismo que se había elaborado previamente para su firma.

Resulta que el documento que enviamos a la bandeja de firmas y que luego firmamos, no es el que nosotros hemos preparado para adjuntar al asiento de presentación. Alguien nos está dando el cambiazo y sustituyendo nuestro documento por otro. El atento lector notario puede comprobarlo abriendo a la vez el PDF que guardó en su disco duro para ser adjuntado y firmado y el PDF que SIGNO ha incorporado al expediente para su remisión al Registro.

Nuestro PDF es perfectamente legible. El PDF que resulta del cambiazo tiene una calidad ínfima. Reproduce el documento que nosotros queremos firmar, o por lo menos eso quiero pensar, pero no es el mismo documento que hemos querido firmar.

Eso me lleva a plantearme dos cuestiones: Por un lado, cuál es la finalidad del cambiazo. Y por otro, la más importante, si no supone esto una quiebra del sistema.

Para conocer la finalidad del cambiazo, no tengo otro remedio que hacer un ejercicio de imaginación. Primero acudí a una explicación lógica, y pensé que era un problema de ahorro de espacio. Vamos, que estaban intentando adelgazar el tamaño de la copia para que ocupe menos y así se puedan remitir copias de documentos más grandes a través de SIGNO, solucionando así los problemas que da la aplicación cuando tratas de mandar documentos de más de 10 MB. Pero esta explicación no encaja con lo que se está haciendo.

Por lo que yo, con mis limitados conocimientos informáticos, he podido deducir, el sistema lo que hace es una especie de fotografía de cada una de las páginas del documento, y luego convierte esa fotografía en un PDF. Pero el proceso no afecta a la totalidad del documento. Si la escritura que se envía tiene documentos unidos, el sistema se limita a aplicar el proceso descrito a la escritura en sí, y no se lo aplica, en cambio, a los documentos unidos, que conservan la calidad que tenían en el archivo guardado en nuestro disco duro.

Pero es que, además, el cambiazo no adelgaza el archivo, sino que, todo lo contrario, lo engorda y mucho. Por lo que he podido comprobar, la proporción del engorde depende de si la escritura tiene o no mucho documento unido. A más documento unido, menos engorde. Y oscila entre un 40% (de 1.074 KB a 1.463 KB) y un 900% (Si, si 900; multiplica por nueve el tamaño del archivo, que era de 66 KB y pasa a ser de 564 KB –una cancelación sin documentos unidos-). El resultado es un archivo que ocupa más que el original y que además reduce su calidad.

Por otro lado, por lo que he podido ver en mi protocolo, este cambiazo no se aplica a todas las escrituras:

–          En las copias que se remiten a Registros el cambiazo se da unas veces sí y otras no. La aparición o no del cambiazo es aparentemente aleatoria, ya que no encuentro un patrón que me permita predecir cuándo se va a dar y cuándo no. Remitidas en varias ocasiones sendas compraventas e hipotecas de una misma operación y en un mismo día, con números de protocolo correlativos, resulta que en una de las dos (la compraventa) hay cambiazo y en la otra (la hipoteca, quizás porque son más extensas) no.

–          En las copias autorizadas que he remitido a otros compañeros el programa respeta mi intención y envía la copia que yo he preparado. No he detectado ningún cambiazo en estos supuestos.

–          En las copias simples que he remitido a Ayuntamientos y/o a Comunidades Autónomas por el trámite de Envío de Copia Electrónica (ECE), la situación es parecida pero diferente. Al incorporar estas copias el programa les añade: un encabezamiento (Es copia simple electrónica para Administraciones Públicas) y, además, una marca de agua en cada página con ese mismo texto, lo cual no engorda mucho el archivo aunque complica mucho su impresión y, en cualquier caso, altera el contenido de la copia a espaldas del Notario firmante de la misma: la copia que yo firmo ni tiene marcas de agua, ni el encabezamiento citado, es decir, alguien se permite el lujo de añadir un texto a mi copia.

–          En las copias simples que remito a la Comunidad de Madrid por el trámite de Liquidación de ITP no hay cambiazo ni tampoco se añade el encabezamiento ni la marca de agua antes mencionada. Quizás se pregunten en mi Comunidad Autónoma por qué unas copias se las mando con marca y otras no (yo también me lo pregunto).

–          En las copias simples enviadas a la OCP no se da el cambiazo, ni se le añade el encabezamiento ni la marca de agua. Tal vez porque esas copias son de una categoría especial, ya que aunque son copias simples, por motivos desconocidos el programa de SIGNO me exige que las firme.

Descartada la motivación del ahorro de espacio y teniendo en cuenta el resultado del cambiazo, sólo se me ocurre una razón (que me resisto a calificar como lógica, porque no lo es) para llevar a cabo tal sustitución: alguien, en algún despacho no sé si del CGN o de ANCERT, por sí y ante sí, y sin considerar necesario comunicarlo a los notarios, ha decidido que hay que dificultar el trabajo de los empleados de los Registros de la Propiedad y Mercantiles, impidiéndoles que puedan copiar y pegar el contenido de nuestras escrituras. De verdad, ¿Todo esto para fastidiar al prójimo?. Lo cierto es que son muchos los Registros de la Propiedad que están llamando a las notarías quejándose de la calidad de los Pdfs que les están llegando últimamente, y solicitando el favor de que se les pase el archivo en Word.

Veamos:

Efectivamente, el proceso del cambiazo antes relatado convierte lo que era un PDF de un archivo de texto que permitía a su receptor definir su texto, copiarlo y, seguidamente, pegarlo en otro documento, en un PDF de una imagen de ese mismo texto, que ya no tiene esa propiedad, ya no es editable. Convierte además un archivo de una buena calidad en un documento borroso y de una calidad sub-estándar. En otras palabras, no mejora el documento sino que lo deteriora y notablemente.

El receptor de la copia tendrá ahora que teclear el contenido del documento para incorporarlo a los libros del Registro. Por cierto que, a pesar de los intentos de quien haya ideado tan ingenioso sistema, he de decirle que ha fracasado, por lo menos en parte. A pesar de la penosa calidad con la que enviamos el documento, los modernos programas de OCR para PDFs siguen pudiendo convertir el archivo remitido en texto editable, aunque hay que revisar el archivo convertido, ya que da algunos fallos.

 Como digo, he tenido que acudir a la imaginación para explicar el cambiazo. Quizás alguien me pueda dar una explicación más lógica y distinta de la muy enrevesada a la que yo he llegado por deducción. ¿Es que compromete la seguridad del documento firmado digitalmente el hecho de que el texto del PDF se pueda copiar y pegar? ¿Acaso no basta con la firma digital para asegurarnos de la inalterabilidad del documento firmado?

Si el motivo del cambiazo es el expuesto, personalmente como notario siento verdadera vergüenza. En mi trato con los Registros de la Propiedad procuro colaborar al máximo con ellos para facilitarles, en lo que esté en mi mano, su labor y me parece indignante que alguien, a mis espaldas y con las copias de mis escrituras, juegue a entorpecer la labor de aquellos.

Entrando ya en la segunda cuestión, cierto es que descubrir el motivo del cambiazo es importante, pero lo que a mí me parece realmente escandaloso es el hecho mismo de que esto pueda pasar.

Recapitulemos. Lo que está pasando es que yo preparo una copia para firmar. La guardo en una carpeta de mi disco duro, entro en SIGNO y cuando voy a subir ese PDF al asiento de presentación para su envío, alguien, sin avisarme, cuando ya estoy con la “pluma digital” preparándome para firmar y enviar una copia, me da el cambiazo, sustituye el archivo que yo he preparado y en el asiento pone otro en su lugar. Si un empleado mío me trae una copia autorizada en papel para firmar y cuando voy a hacerlo, como si se tratara de un “hábil trilero”, me cambia la hoja a firmar, el despido que seguiría estoy seguro que cualquier juez lo declararía procedente. Pues esto es exactamente lo mismo. Nos están cambiando el archivo que firmamos sin decirnos nada. Nos están haciendo firmar otra cosa distinta de lo que queríamos firmar.

Es posible que el contenido sea el mismo (¿o no?), pero está muy claro que el archivo no lo es. Y si nos pueden cambiar un archivo por otro (y es evidente que nos lo están cambiando) tendremos que confiar en que, quien nos da el cambiazo, lo haga sin cambiar el contenido. Habrá que volver a los viejos tiempos del cotejo de viva voz de la copia con la matriz, entre el copista que hizo la primera y el oficial que preparó la segunda, porque en el recorrido desde nuestro disco duro hasta la bandeja de firmas hay un duendecillo que se ha arrogado la facultad de revisar y cambiar lo que yo quería firmar y enviar.

Dejando las bromas a un lado, puede que a algunos compañeros esto les parezca un tema menor, pues, al fin y al cabo, parece que el texto que se envía es el mismo que hemos preparado, pero personalmente me parece una tema gravísimo que, en el proceso de firma de un documento por el notario, la aplicación de SIGNO tenga la capacidad de alterar/sustituir el documento que firma y del que da fe el Notario, y de hecho me consta que a un compañero al aplicar este proceso a una escritura de cancelación, la copia adjuntada resultó ser distinta de la preparada por él, en concreto se alteró un documento unido.

Todo esto se solucionaría si ANCERT nos hubiera proporcionado a los Notarios un programa de firma electrónica para que, antes de subir el archivo a SIGNO, firmáramos el PDF, que se conservaría en nuestro ordenador con la firma digital ya unida, y luego se subiría a SIGNO para su envío.

En la práctica, los PDFs que estamos mandando no llevan la firma digital inserta. Se aceptan como firmados digitalmente por su receptor porque llegan a través del sistema SIGNO, en el que sí se firma el envío, pero si abres el PDF éste no lleva la firma digital inserta, no aparece en el PDF un icono, en el que pulsando se pueda comprobar el firmante, la fecha en que se generó la firma, la autoridad emisora del certificado de firma digital, la fecha de caducidad del certificado, etc..

Es verdad que al abrir el documento en la aplicación del SIGNO, en la parte de arriba a la izquierda, fuera del Pdf y en la propia aplicación de SIGNO, no en la copia electrónica, hay un icono y un texto que simulan que el documento lleva la firma electrónica insertada, pero lo cierto es que no la lleva, lo que se comprueba fácilmente, cuando guardas el PDF en tu ordenador y lo abres con cualquier programa de reconocimiento de firma electrónica, como el Adobe, y ves que en el PDF no hay rastro de firma digital alguna. Es decir, el PDF y por lo tanto la copia, no va firmado por el notario.

En definitiva, no estamos cumpliendo lo dispuesto en el artículo 221 del Reglamento Notarial, que establece que “Las copias autorizadas en soporte papel deberán estar signadas y firmadas por el notario que las expide; si estuvieran en soporte electrónico, deberán estar autorizadas con la firma electrónica reconocida del notario que la expide.”, ni lo recogido en en el artículo Segundo de la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 18 de marzo de 2003,que dice claramente que“Por las características del documento notarial que se remite a los Registros y por la esencia de los títulos públicos presentados, en copias autorizadas electrónicas, no sólo se debe remitir firmado electrónicamente el texto del mensaje que se remite, sino el propio archivo añadido al citado mensaje. A tal efecto se utilizará la aplicación que realice esta función.” pero, a pesar de lo que dice la DGRN, lo cierto es que las copias electrónicas que enviamos a través de SIGNO no van firmadas.

Este tema ya lo trató mi hermano Vicente en un artículo en la revista El Notario del Siglo XXI en el año 2009 (cuyo texto puede consultarse aquí). En el que explicaba como, cuando realmente se firma un Pdf, “el archivo firmado cambia de nombre. Ya no se llama “xxxxxxxxx.Pdf”, sino que pasa a llamarse “xxxxxxxxx.pdf.sig”. Las tres últimas letras lo distinguen como un archivo firmado electrónicamente, frente a los que sólo se apellidan “Pdf”, que no lo están…. En el sistema SIGNO (o PLATÓN), hay dos aplicaciones dedicadas específicamente a la remisión de copias autorizadas. Son las de “Inscripción en Registros”, y la de “Envío de Copia Electrónica”. Ninguna de las dos permite enviar archivos con extensión “Sig” sólo se pueden adjuntar archivos “Pdf”. Es de esperar que en las interioridades del programa haya un momento en que se firme la copia electrónica que se está enviando y otro posterior en que se firme el mensaje, aunque mucho me temo que no es así, ya que sólo pide la clave de firma una vez”.

Esta denuncia dió lugar a que por ANCERT se modificara el programa de forma que en la Bandeja de Firmas de SIGNO se nos hiciera firmar una vez cada lote de asientos (“el sobre”) y una vez más, por cada escritura enviada. Pero, aunque metemos nuestra clave tantas veces como documentos enviamos, lo cierto es que al PDF no se le inserta la firma digital y, por lo tanto, se envían las copias sin la firma, sin una huella visible en el documento de la firma digital. Vamos un nuevo engaño, una simulación. Y así seguimos 6 años después

El problema tiene pinta de ser, que hacer las cosas bien implicaría darle la vuelta a la lamentable estructura del programa SIGNO, de tan mejorable diseño. Y que no se nos diga, como en otras ocasiones, que adquirir un programa de generación de firma digital para cada Notario, tiene un coste muy grande, cuando ANCERT se ha permitido el lujo de gastar casi cuatro millones de euros en un programa de gestión (AGN), que no consigue colocar, ni a tiros, a los notarios y del que, algunos de los incautos que lo adquirieron, ya se están pensando darse de baja, porque no funciona bien, cuando además ANCERT maneja un presupuesto de más de dieciséis millones de euros al año, y eso sin contar con los gastos propios de ANCERT que viene asumiendo el CGN en su presupuesto.

Creo que alguien debería darnos una explicación a los notarios cuyas copias se manipulan de forma tan tramposa, aunque sea a posteriori, ya que, en materia de ANCERT, previamente jamás se nos da explicación alguna ni se nos pide nuestra opinión y, la verdad es que, a posteriori pocas veces. Además, cuando consultas con tu decano sobre temas como éste, normalmente, te dice que no sabe de lo que le estás hablando, lo que me hace sospechar que esto se ha decidido hacer por ANCERT, no solo a espaldas de los notarios, sino también del Consejo General del Notariado, con lo que la explicación debería incluir el nombre de la persona que ha tomado esta decisión, persona que, sin dudad alguna, tiene o se atribuye un gran poder sobre nuestra corporación.

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7 Responses to "El cambiazo"

  • Hacker
    9 abril, 2015 - 09:31 Reply

    Una muestra más del desgobierno, la falta de rumbo y de ideas en el Consejo. Esto debe ser una prueba de firmeza ante los Registradores. Si así nos vamos a defender, vamos listos. Por supuesto, al responsable de las cosas informaticas, el Decano Belda, ni está ni se le espera. No se dignará a dar una explicación a los Notarios, y seguirá actuando como si esto fuera su cortijo. De los demás decanos, ya se sabe, ni saben ni quieren saber. Menudo panorama. Habrá que resignarse.

  • Copiones
    9 abril, 2015 - 21:56 Reply

    Veo que el autor le ha dedicado bastante tiempo al estudio de la cuestión. A mi no me gusta dificultar el trabajo de los empleados del Registro. Pero:
    ¿al autor no le incomoda que las calificaciones que recibe telematicamente del Registro conteniendo la inscripción sean diferentes que las que le dan al interesado?
    ¿No le incomoda que haya numerosos Registros que sólo envían de vez en cuando la calificación de inscripción y tengamos que estar llamándoles una y otra vez?
    ¿No le incomoda que algunos registradores no remitan la inscripción total telematicamente con la excusa de que si se acredita el pago del impuesto con la escritura física cambia el procedimiento y deja de ser telematico y por ello no notifican al notario la inscripción?
    ¿No le perturba la negativa a disponer de acceso telematico como establece la Ley con el perjuicio generado para la seguridad jurídica?
    ¿No le molesta que llamen desde algunos Registros a las notarías reclamando el pago de sus honorarios cuando el notario no es más que presentante ex lege y ya se han consignado en la escrituráis datos del presentante, con teléfono y email incluidos?
    Entre otras ….

    • Carlos de Prada Guaita
      10 abril, 2015 - 12:56 Reply

      Al autor, por supuesto, que le molestan las actuaciones que usted reseña, pero más le molesta que dichas actuaciones no reciban la oportuna respuesta de nuestros órganos corporativos y que lo único que se les ocurra es el ridículo “pellizco de monja” de complicar la vida a los empleados de los Registros de la Propiedad, aunque sea a costa de retrasar la inscripción de las escrituras de nuestros clientes.
      Y lo que realmente molesta al autor es que se manipulen y alteren los documentos que él autoriza, como me imagino que también le molestará a usted.

  • IÑIGO ROMERO DE BUSTILLO
    10 abril, 2015 - 19:15 Reply

    Pues eso que decìs es lo que nos pasa y sufrimos muchos compañeros!

  • vigia
    12 abril, 2015 - 08:21 Reply

    El problema que plantea el autor es de competencias. El Consejero Delegado CB Casanova:
    1º.- ¿Tiene competencias para tomar cualquier decisión sobre cualquier asunto que tenga a bien?
    2º.- Si se extralimita en alguna de sus decisiones, ¿debe responder o puede traspasar la responsabilidad a quien tenga por oportuno?
    Evidentemente un Consejero Delegado no puede ni debe solicitar autorización para las actuaciones del tráfico ordinario de la empresa a cuyo frente se encuentre. Pero, ¿decidir el arma para una guerra contra los registradores es parte del tráfico ordinario? Una guerra que muchos no queremos. Una guerra que ni siquiera se tiene el valor de reconocer. Un arma que es la esencia de nuestra función (la identidad del documento firmado).
    En mi modesta opinión es ésta una más de las extralimitaciones del señor CB Casanova. Como tantas otras… Y si nunca ha respondido por ninguna de sus extralimitaciones, ¿por qué va a pensar que ahora le toca responder?
    No esperemos que CB Casanova aprenda ahora a conjugar un verbo como dimitir: si no lo conoce no lo puede emplear. Posiblemente haya llegado el momento de que seamos nosotros los que tengamos que conjugar el verbo destituir si queremos corregir el rumbo y evitar el naufragio.

  • Luis Fernandez del Pozo
    13 abril, 2015 - 16:35 Reply

    ¡Vamos, que el objetivo exclusivo de la medida es hacer la vida más complicada a los registradores sin ningún provecho!.

    La discusión de este blog acredita la sospecha generalizadísima de la causa aviesa de la medida. Como bien a dicho un partícipe: el “pellizco de monja”. ¿El CGN no tiene otra cosa que hacer, por favor?.

    L

  • Usuario del registro
    15 abril, 2015 - 11:49 Reply

    Estimado Luis:

    Muchos de tus compañeros se dedican a hacer la vida imposible a los notarios y a los usuarios.

    Por ejemplo, compañeros tuyos que recalifican con defectos documentos ya subsanados porque no se han mirado la subsanación, simplemente para no incurrir en incumplimiento del plazo legal para calificar… e inscribir. O recalifican cambiando arbitrariamente el criterio. O piden provisiones de fondos para calificar porque “es costumbre en este registro” (contra legem). O que ante varias interpretaciones de una norma siempre optan por la peor para el ciudadano sin que ningún derecho o expectativa de terceros se vea afectado. O cobran por una operación tan jurídica como es constatar que un banco ha sido absorbido por otro, que no genera operación registral alguna, fuera del correspondiente asiento en el Registro Mercantil.

    Saludos cordiales.

    Por no hablar de lo que supone mantener una estructura de organización de los registros arcaica y obsoleta y no permitir a los notarios, en contra del mandato duplicado de la Ley Hipotecaria, de permitir el acceso telemático a los libros registrales.

    En definitiva, sois muy listos, tenéis todo el tiempo del mundo para vuestras actividades de lobbeo feroz, con la toma de la DGRN, el Ministerio de “Justicia” y la Moncloa, vía presidente del gobierno registrador en situación de servicios especiales (para la causa), titular real del registro de Santa Pola, que ejerce con entusiasmo y ardor, directamente o por medio de su hermano.

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