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Flash informativo: Depósito notarial de copias

Hemos recibido en nuestros correos electrónicos el manual de uso y disfrute de la extraña aplicación que apareció en SIGNO hace unas semanas, llamada “Depósito Notarial de Copias”, que permanecía inoperativa y que no lo estará hasta el nueve de mayo. El manual va acompañado de una carta de presentación firmada por…nadie.

Básicamente, la aplicación consiste en los siguiente: cualquier Notario, a solicitud del interesado, constante en un formulario específico que al efecto se anexa en el manual, puede subir a la aplicación copias autorizadas electrónicas, a disposición de todos los Notarios, que podrán consultarlas cuando, a su juicio y bajo su responsabilidad, sea preciso el conocimiento de su contenido para otro otorgamiento. La solicitud de subida a la aplicación puede realizarse  ante el Notario autorizante del instrumento o ante cualquier otro Notario que dará el curso pertinente a la solicitud. En la solicitud debe constar el consentimiento informado del solicitante en cuanto a las consecuencias y peligros (sic) del sistema.

La consulta es voluntaria para cualquier Notario, que lo hará repito, bajo su responsabilidad y cuando lo considere necesario.

Tras una primera lectura, creo que pueden hacerse las siguientes consideraciones:

a.- Nada se dice de los costes del servicio.

b.- En cuanto a la cuestión arancelaria, parece que puede concluirse que , en tanto no se traslade la copia a papel, lo cual se considera en principio no procedente, solo se cobrará por el Notario que suba la copia electrónica al sistema.

c.- Se establece un sistema de incorporación de las modificaciones ulteriores de la escritura obrante en el sistema, lo que exige una especial diligencia del interesado (y del Notario autorizante de la escritura de modificación)

d.- El principal problema que se observa, que es gravísimo y por si solo justifica la crítica fundamentalmente negativa de esta aplicación es el siguiente:

La sola existencia de esta base de datos o repositorio  de copias autorizadas nos obligará a consultarla siempre antes de cualquier otorgamiento , a fin de conocer si existen escrituras posteriores que desvirtúen lo acreditado por el compareciente con otros documentos públicos ( es decir, si existen escrituras de revocación de poder, actos dispositivos otorgados sobre la misma finca, cambios en la representación social, etc). Hasta ahora, nos estamos basando en la información registral y en la apariencia jurídica creada por la posesión de los títulos de legitimación. Ahora no. No bastará. Porque es de suponer que cualquier Juez que analice una actuación notarial en la que se haya intervenido con un poder revocado o una compraventa en la que exista una carga no inscrita podrá reprochar al Notario no haber consultado la aplicación para cerciorarse de que los documentos públicos presentados no estaban desvirtuados por otros.

Esta aplicación, en caso de su utilización masiva, aparte de implicar una réplica del protocolo  conformadora del Protocolo Único Nacional Electrónico, supondría una suerte de Registro de la Propiedad, Mercantil y de poderes paralelo, formado por agregación de títulos. Lo cual a mi me parece una idea fabulosa, es cierto. Pero no así, no sin una base legal.

Porque base legal es necesaria, y así lo reconocen las instrucciones de uso recibidas. Tal fundamento se hallaría en el artículo 17 bis de la Ley del Notariado, interpretado a la uz de los criterios hermenéuticos del artículo 3 del Código Civil, de todos ellos, parece. Y ya. No se aclara más. La fundamentación jurídica es, cuando menos, escasa y poco rigurosa. Y el análisis de riesgos para los Notarios, inexistente.

De alguna manera parece que el Consejo está lanzado a la modificación de aspectos estructurales de la función notarial en una alocada carrera por la innovación aparentemente basada en propósitos de mejor servicio a la sociedad, olvidando que el Notariado es un cuerpo heterodeterminado y que el Consejo no tiene capacidades normativas. Y además lo hace sin consulta ni debate. La demarcación, la jubilación postergada, la inversión de toda la tesorería del Consejo en la compra de un edificio suntuario, la venta de las bases de datos a todo el que se pone por delante ( los últimos, ASNEF), las solicitudes masivas de copias al margen de las exigencias legales ( así reconocido por relevantes miembros del politburó), etc. Todo al margen de cualquier debate público entre los Notarios. Es más, ni siquiera sabemos si estas nuevas aplicaciones salen del Consejo, de ANCERT, de OCP. La carta recibida no tiene firma, y el correo lo remite “el Consejo”, así, a secas.Valga el Simposio que se celebrará en Madrid los días 28 y 29 de mayo para debatir sobre estas y otras cuestiones. Animo a la asistencia.

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8 Responses to "Flash informativo: Depósito notarial de copias"

  • Notario de base
    4 mayo, 2016 - 00:19 Reply

    Personalmente la idea del depósito notarial de copias me parece magnífica (fue una de las estrellas de las Jornadas Notariales de La Palma), no tiene sentido en estos tiempos ir con el maletín y exhibir una copia en papel, eso no puede durar y hay que aportar soluciones, ya.
    En cuanto a evolución tecnológica, fijémonos en la Banca, la revolución que se anuncia, todo por internet…. esto por otra parte nos afectará también a nosotros. Hemos de aportar soluciones tecnológicas.
    Lo ideal sería tener base legal, pero eso no es ni mucho menos fácil, más bien al contrario, casi imposible … y no digamos nada si la legislatura que viene es similar a la actual, como para proponer algo así…. Se intentó dar soporte normativo vía Reglamento al Archivo de Revocación de Poderes ¿qué ocurrió? pues que algo que funcionaba perfectamente, desapareció, funcionaba y desapareció para siempre. Hay que valerse de las herramientas normativas de que disponemos.
    El tema de las copias electrónicas en un sentido similar ya lo hemos estado utilizando. ¿acaso no se colgaron en el sic testimonios electrónicos de fusiones bancarias? ¿y qué decimos de las pólizas e-notario y la prestación del consentimiento por la entidad financiera?
    A todos nos gustaría normativa al gusto, pero llevamos tiempo persiguiendo algo tan simple y evidente como el reconocimiento legal expreso y general del control de legalidad notarial y todavía estamos esperando…. Así que no podemos dejar que nos arrastre la tecnología. Si se puede matizar algo, perfecto, pero hay que aportar soluciones con las herramientas de las que disponemos, no podemos perdernos en debates, … la aplicación tiene que funcionar ya!, si se puede mejorar, se irá mejorando, como todo…. Hace poco leíamos la noticia de mi notarial on line del notario Luis Jorquera,…..
    En todo caso el debate es interesante, y en cuanto al Simposio espero que tenga mucha asistencia, aunque lo cierto es que nació de un movimiento motivado por la situación corporativa existente en su momento, pero en el estado actual de gobierno del CGN, se ha quedado vacío en este aspecto, no tiene el sentido inicial. Ahora bien, los temas de debate son muy atractivos, muy bien elegidos. Personalmente soy partidario de que se traten los temas en el seno del notariado, sin proyección pública, pero para gustos, …
    Lo ideal hubiese sido un Congreso Notarial organizado por el CGN, seguro que habría una mayor participación, pero como no ha sido así, la iniciativa del Simposio es digna de alabanza. Esperemos que sea un éxito.

  • Luis Bustillo
    4 mayo, 2016 - 05:57 Reply

    Sin embargo la aplicación no parece responder al propósito que indicas (eliminar la necesidad de aportar la copia en papel).Antes de recibir las instrucciones yo pensaba que esta aplicación era una especie de nube en la que cada cual podía alojar sus copias electrónicas ,de modo que,acudiendo a una notaria X podía señalar al Notario que tal o cual título previo estaba en la “nube con garantía notarial” y le autorizaba para consultar.

    Pero pasa que no es solo eso.Es una base abierta a cualquier notario para acceder en cuanto considere necesario y aunque no lo pida el otorgante.Y es aquí donde yo veo el problema.Con esto nos dotamos de una herramienta que potencialmente es fuente de responsabilidad.Ahora cualquiera nos podrá decir que no le informamos suficientemente de la posibilidad de colgar la copia del sistema,o que no la colgamos con suficiente celeridad(habrá que subirlas con la misma rapidez que las telemáticas);o bien si no la consultamos siempre y en todo caso tendremos responsabilidad si alguna escritura otorgada minutos antes que la nuestra,y convenientemente colgada del sistema ,desvirtúa algún extremo que hayamos considerado acreditado en nuestros juicios de legitimación.

    A mí la idea no me parece mal,pero quizá debería haberse hecho de otra manera.

  • Fedatario
    4 mayo, 2016 - 23:20 Reply

    Muy acertado plantear el debate. Coincido con notario de base en su comentario, no había reparado pero es cierto que en materia de fusiones hemos utilizado los testimonios del
    sic.
    En cuanto a la responsabilidad, considero fundamental que ofrezcamos certeza en lo relativo a la representación esté o no esté inscrita y no digamos en cuanto a los poderes revocados. La confianza ha de basarse en la certeza ofrecida, lo cual era una necesidad y otros pretendían suplantar esa certeza por la inscripción de poderes y revocaciones en el Registro Civil otorgados en documento público en principio, repito, en principio (con igual responsabilidad pero sin control) y esperando el momento de los apoderamientos con firma electrónica inscribibles en el RC…, en ese momento ya no tendríamos esta preocupación, simplemente porque habríamos desaparecido.
    En cuanto a la procedencia, si es enviada por el Consejo, entiendo que se debe a que el CGN en reunión de todos los Decanos así lo habrá aprobado.
    Respecto a la demarcación supongo que un 90% estará de acuerdo (siempre se quiere más, eso sí)
    En cuanto a las demás decisiones del CGN cierto es que el debate ayudará a formarse mejor las opiniones pero es innegable que no es operativo ni en muchos casos conveniente. Si tenemos unos dirigentes es porque los hemos elegido, yo confío en ellos.
    En cualquier caso me parece también muy acertado el debate que propones, esta es otra opinión y cada uno tendrá la suya.
    Felicito a los promotores por haber organizado el Simposio y deseo que haya mucha participación.
    Por todos los avances, novedades y buen hacer del CGN en los últimos años, que ha estado muy por encima de lo que pudiera pedírsele, le doy la enhorabuena y agradecimiento como notario de a pie por esta impresionante labor a todos los miembros del CGN. Todo no se puede hacer bien o al gusto de todos, pero creo que han estado brillantes. Cierto es que como propone acertadamente el autor, el debate en muchas facetas contribuirá a mejorar los proyectos, hubiera sido mejor un Congreso, porque me temo que no habrá muchos notarios dispuestos a acudir al Simposio y debatir. Ojalá me equivoque .
    Gracias al autor del post por ofrecer a abrir un debate.

    • Luis Bustillo
      5 mayo, 2016 - 02:14 Reply

      Lo de los testimonios de las fusiones bancarias no es lo mismo de que aquí se trata.Hablamos de la desvirtúa o no de lo acreditado por el compareciente por otros documentos otorgados y de deber de diligencia exigido al notario,y en consecuencia de la responsabilidad civil de este.
      En cuanto a la legitimidad del Consejo para adoptar decisiones sobre la base de su mandato representativo,es un asunto que no puede despacharse tan sencillamente.Muchas de las decisiones que se adoptan no están basadas en una oferta previa formulada en un programa electoral:el voto no puede ser un cheque en blanco.Solo por apuntar un par de cosas:el Consejo ha decidido impulsar el retraso en la edad de jubilación y la fusión con los registradores(esto,entre otras fuentes,lo sé porque lo escribió Olle en la revista La Notaria).Estas y otras decisiones se adoptan sin transparencia ni debate,aún cuando afectan de un modo particularmente grave a los intereses y aspiraciones de los Notarios.El cGN ya recibió hace unos años un correctivo del TSJ de Madrid por su falta de transparencia,cuando revocó la sanción impuesta a un decano por algo tan simple como poner en conocimiento de sus colegiados un proyecto de reforma de aranceles(la famosa reducción del 20 por ciento)que se iba a someter a deliberación en el órgano.
      Afirmar que la demarcación es apoyada por el 90 por ciento del cuerpo,me parece cuando menos aventurado,dado que no hubo votación al respecto,ni el más mínimo debate sobre su necesidad,fundamentos y criterios.Nadie puede afirmar cuál es la voluntad colectiva sin indagar acerca de ella a través de una consulta.
      No debe confundirse la necesidad de debate con un régimen de asamblea permanente.Culquiera que reflexione sobre el funcionamiento de las organizaciones en términos democráticos (y ello en último término reconduce a la valoración de la dignidad individual de cada miembro del colectivo)entenderá que la existencia de espacios colectivos de debate y reflexión es un imperativo no sólo de eficacia sino también y fundamentalmente ético.
      El simposio es el propósito de hacer lo anterior realidad.Yo soy optimista,no sólo en cuanto al éxito de este,sino para el futuro.Estoy convencido de que en adelante el Consejo no podrá volver a negarse a organiZar periódicamente un foro similar ,en el que se discuta,con carácter abierto,tanto la propia ubicación de notariado en la sociedad,como las cuestiones que nos afectan desde el punto de vista personal o profesional

  • Ignacio Gomá Lanzón
    5 mayo, 2016 - 14:46 Reply

    En cuanto a la idea general de modernizar nuestro servicio de manera que pueda fácilmente consultarse las copias prescindiendo en la medida de los posible del papel, creo que es acertada y yo mismo he tenido oportunidad de propugnarla en este mismo blog. Concretamente en “Utopía del Notariado”, decía esto:

    “Otra cuestión muy importante es la siguiente: ¿no estamos perdiendo fuelle con la adaptación tecnológica? La revolución es supersónica y da la impresión de que tras unos inicios prometedores a principio de los 2000 nos hemos quedado estancados en la copia electrónica y las aplicaciones de SIGNO, aparte de en interesantes ofertas de telefonía móvil. Concedo que no debemos olvidar el acierto que supone la liquidación telemática de impuestos y nuestra conversión en un punto central, en una ventanilla única de muchas operaciones. Pero hay algo que en el momento en que nos encontramos no se puede obviar: hoy todo el mundo tiene unos inventos que hace pocos años no existían: el ipad, teléfonos inteligentes, redes sociales. No podemos mirar para otro lado. Repentinamente, la imagen de un señor que aparece en la notaría para otorgar un poder para pleitos con siete gordos y raidos documentos públicos en papel en la mano (constitución, modificación de estatutos, cambio de denominación, cambio de domicilio, renovación de cargos, aumento de capital con modificación de objeto y acta de titular real) se ha vuelto sorprendentemente obsoleto. ¿Estamos pensando ya cómo se suben a la nube esos documentos con valor legal de copia autorizada? Es importante por imagen y por estrategia. Es preciso que el otorgante no sienta que venir al notario es un engorroso trámite en las cosas pequeñas, cuando por internet puede vender millones de euros en activos financieros. Y por cierto, la facilidad de acceso al título tiene una segunda virtud: que la gente perciba que el contenido del título, lo que dice la escritura, es mejor que la estructurada y abstracta información que consta en un registro. En un sistema causalista como el nuestro eso es clave, y creo que debemos defenderlo”.

    Ahora bien, dicho eso, que creo que aclara mi posición, también creo Luis Bustillo tiene razones para exponer sus preocupaciones. Una cosa es que debamos ir hacia la digitalización y otra cosa el riesgo al que nos podamos exponer. De momento, el procedimiento es claro: me exhiben los títulos y eso es lo que vale; he de consultar al registro y eso tiene su valor y su procedimiento debidamente estructurado. Si yo sigo el procedimiento, he actuado diligentemente y posibles cuestiones externas no son de mi responsabilidad. Si hay alguna parte que falla, cumplo con advertirlo y preguntar a las partes si a pesar de faltar el título, quieren otorgar la escritura, sin perjuicio de nuestra propia decisión acerca de la conveniencia o no de hacerlo.

    Sin duda, el hecho de que determinados títulos figuren ahora en la “nube” auspiciada por el CGN da qué pensar acerca de si eso es una facultad más para el otorgante o se convierte en una obligación para el notario, en cuanto que la consulta se vuelve obligada. Pudiera entenderse queda afectado el artículo 1219 del Código civil cuando dice que las escrituras hechas para desvirtuar otra anterior entre los mismos interesados solo producirán efectos contra terceros cuando el contenido de aquéllas hubiese sido anotado en el registro público competente o al margen de la escritura matriz y del traslado o copia en cuya virtud hubiese procedido el tercero.

    Es decir, ¿de alguna manera esa exposición pública -aunque dentro del ámbito notarial- amplía la eficacia de las contraescrituras de las que hablaba Rodríguez Adrados? ¿La oponibilidad del documento público se amplía con esta nueva utilidad? O sea, ¿se considera ya anotada en la copia por el hecho de que la escritura y la contraescritura pueden estar ya en la nube y todos podemos conocerlas? Este es el interesante debate teórico sobre el que deberíamos profundizar.

    Paralelamente, y con independencia de si ese artículo está o no afectado, se plantea una cuestión de responsabilidad: cuál es ahora nuestro “standard deontológico“. Es decir, si se entiende obligado que ahora debamos todos consultar esa base para ver si el documento que se nos ofrece en papel a sufrido una modificación con una “contraescritura”. Y corremos el riesgo de que se entienda que sí y que por tanto podamos ser considerados responsables en caso de no consulta.

    Tampoco he profundizado excesivamente en la mecánica ni en la comunicación, que son muy completas. En todo caso, considero que, si finalmente se entiende que ha de consultarse siempre esa nube, sería imprescindible que se habilitara un sistema de suma facilidad y que además dejara la posibilidad de imprimir un certificado o algo parecido para conservar o incorporar. Y, por supuesto, que toda esa actividad devengue honorarios.

  • Luis Bustillo
    6 mayo, 2016 - 10:17 Reply

    Creo que el magnífico comentario de Ignacio Gomá expresa mis dudas mejor de lo que yo mismo podría hacer.
    Si se trata de ser constructivos, empero, pues se achaca a este blog ser “destructivo” o “negativo”, creo que el sistema adecuado sería otro.
    Así, si lo que se pretende es evitar la incomodidad de acarrear las copias en papel y adaptarse a la tecnología existente, lo posible, lo que no supondría grandes alteraciones en el sistema y no presentaría los problemas indicados sería el alojamiento de las copias de la escritura a la exclusiva disposición, no del Notario que a su juicio decidiera la consulta, sino de quienes tuvieran derecho a copia. Es más, en el caso de los poderes, cuando solo se van a utilizar para otorgamientos notariales, se eliminaría la copia en papel, y el apoderado, autorizado por el poderdante para solicitar copia, comparecería señalando que su poder es tal o cual. Si está vigente, estará en la nube. Si el poderdante lo ha revocado, habrá retirado la copia y el apoderado no podrá actuar.

    Quizá el caso de los poderes sea el más importante y el que más riesgos presenta ( y en general los títulos de legitimación, como las representaciones orgánicas). Pero hay otros. y cabe plantearse si la existencia en el depósito de titulos contradictorios con lo resultante del Registro de la Propiedad puede ser bastante para desvirtuar la presunción de buena fe del tercero.

    Imaginemos que A, propietario, constituye una servidumbre personal sobre la finca Z. La copia se sube al depósito.Esa servidumbre no se inscribe en el Registro por razón de la deficiente fijación de las coordenadas de la finca en la vertical con Saturno. Y la cosa se queda ahí, por desidia o por negligencia del interesado. Luego el propietario del predio sirviente vende a B. En el Registro no figura ninguna carga. B es tercero del 34 LH. Partiendo de la base de que la buena fe del 34 requiere una mínima diligencia investigadora, la pregunta que le podría hacer el juez a B frente a la reclamación del titular de la servidumbre sería.

    ¿Empleó Usted la diligencia debida en la averiguación de la verdadera situación jurídico real del inmueble, requiriendo al Notario la investigación acerca de la existencia de titulos posteriores que desvirtuasen el contenido del Registro?

    Creo que la duda es razonable y está razonada. Y no se si el Consejo se extralimita al establecer un mecanismo que puede alterar las reglas del sistema de seguridad jurídica preventiva.

  • Carlos de Prada
    6 mayo, 2016 - 14:53 Reply

    La verdad es que yo siempre he creído que los notarios estábamos para proporcionar seguridad al tráfico jurídico. Inventarse una aplicación que exige para su utilización obtener del cliente su “consentimiento debidamente informado sobre las consecuencias y peligros del sistema” y que, a falta de una norma que permita su implantación, justifica su legalidad con una forzada interpretación del Art 17 bis de la Ley del Notariado, hecha al amparo del Art 3 del Código Civil, que permite interpretar las normas “con arreglo a la realidad social del tiempo en el que han de ser aplicadas”, siendo la actual redacción del art 17 bis del año 2006, como que no parece muy coherente.
    Pero, sin duda, con este nuevo, flamante y aparentemente peligroso servicio, estaremos explorando nuevas vías de financiación del notariado, algo que tanto interesa a los dirigentes de Ancert, que no a los notarios, que de todas estas magníficas aplicaciones que inventa Ancert, no vemos ni un euro, eso sí, hacemos todo el trabajo para que Ancert se lucre del mismo.

  • Tomás Michelena de la Presa
    7 mayo, 2016 - 19:17 Reply

    Decía Baltasar Gracián ” que lo bueno, si breve, dos veces bueno”. No pecaré de pretencioso en cuanto a lo de “bueno” pero sí que cumpliré con lo de ” breve ” en este comentario, aun a costa de sacrificar bastantes ideas que ahora mismo se me ocurren al respecto.
    El nuevo aplicativo ,uno más de los tantos que invaden nuestra vida cotidiana, dudosamente justificado , comunicado sin firma, curiosa paradoja , a mi juicio ,forma parte de una huida tecnológica (excesiva) hacia adelante, que responde a la baja autoestima notarial de quienes realmente no confían en el futuro de la institución.
    Invocando los argumentos de ayuda al ciudadano, colaboración con la Administración y tener la base de datos y la tecno-informática más potente de este país, se está empujando al Notariado, pasito a pasito, a renunciar a su esencia: la seguridad jurídica, la fe pública y el secreto de protocolo.
    Sin entrar en otras valoraciones sobre el exceso de responsabilidad que se nos genera, el componente económico y otros muchos factores… estamos ante una situación notarial que es imprescindible analizar. A falta de Congreso oficial, el cercano Simposio de Madrid es el lugar adecuado para ello.
    Termino con Gracián, que también dijo “y aun lo malo, si poco, no tan malo”… pero eso lo dejaremos para otra ocasión.

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