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La concentración de solicitudes de copias por vía electrónica y la conveniencia operativa

En estos últimos años, y ante la intensificación por la crisis económica de las ejecuciones hipotecarias, se ha extendido la práctica de las entidades financieras y sus gestorías de concentrar en determinados despachos notariales las solicitudes de copias autorizadas por vía electrónica de escrituras de préstamo hipotecario, que son el título en que fundan su acción ejecutiva.

Tal centralización de solicitudes obedece por parte de las entidades acreedoras a las habituales razones de eficiencia y conveniencia operativa. Así, en lugar enviar a un apoderado a recorrer en busca de las copias las notarías en que en su día se formalizaron los correspondientes préstamos, ese apoderado acude al notario elegido por la entidad financiera (al que llamaremos notario A, como hace la Circular del Consejo General del Notariado de 2003 sobre la utilización de la firma electrónica notarial al ocuparse de este procedimiento) y le entrega un documento en que solicita la copia de la escritura. El notario A, tras legitimar la firma del apoderado en el documento y comprobar la suficiencia y la vigencia de sus facultades representativas, y dando fe de todo ello, remite la solicitud al notario en cuyo protocolo se halla la escritura (el notario B), a través del correo electrónico corporativo y con su firma electrónica avanzada. El notario B libra y remite por igual conducto electrónico la copia solicitada al notario A, quien finalmente la traslada a papel y se la entrega al apoderado solicitante.

Hasta aquí, y en teoría, todo correcto. Pero hasta en una cuestión tan elemental como ésta nos podemos encontrar con actitudes y planteamientos en los notarios elegidos por el banco que resultan llamativos por su flexibilidad.

La solicitud, recepción y traslado de las copias electrónicas es un trámite prolijo para el notario A, ya que además de tener cada vez que extender el testimonio de legitimación de la firma y llevarlo al Libro Indicador, una vez que llega la copia electrónica solicitada debe trasladarla a papel, de nuevo dejar constancia en su Libro Indicador del traslado y comunicárselo telemáticamente al notario B. Y si las solicitudes de copias son relativamente numerosas ¿por qué no prescindir de trámites engorrosos y sin mayor trascendencia? O incluso ¿por qué no pasar directamente de todo?

Hace unos meses un notario A me pidió una copia, limitándose a decir que me trasladaba la solicitud del banco acreedor, “solicitud que cumple todos los requisitos legales y reglamentarios”. Ante tan vaga redacción, llamé al remitente para que completase los términos de su petición y éste me reconoció con toda tranquilidad que a él las solicitudes de copia le llegaban por correo electrónico desde una gestoría de Madrid, pero que él bajo su responsabilidad lo daba por bueno.

Más recientemente, otro notario A me solicitó una copia haciendo constar bajo su fe que ante él había comparecido un apoderado del banco acreedor y que en su presencia había firmado la solicitud de copia de la escritura en cuestión. Le contesté solicitándole a mi vez que me indicase la constancia en su Libro Indicador de esa legitimación de firma, y tras varios días me envió otro correo haciendo constar que el mismo apoderado de nuevo había comparecido ante él, pero esta vez, en lugar de firmar la solicitud de copia en su presencia, le entregaba la solicitud con la firma legitimada por un tercer notario de Barcelona, que me remitía en documento adjunto. Qué curioso ¿no? ¿Por qué no legitimaría directamente el notario A la firma del apoderado, que en dos ocasiones compareció en su despacho para pedir la copia, en vez de enviarse a tal efecto la solicitud a Barcelona?

Y es que hay que tener en cuenta que la conveniencia operativa de las entidades financieras les lleva, en última instancia, a pretender no personarse ante notario alguno, ni ante el notario B ni tampoco ante el notario A.

La centralización de solicitudes de copias ha sido defendida con argumentos como los siguientes:

– Las entidades financieras están muy contrariadas por los continuos retrasos en la expedición de las copias. El operativo de centralización de solicitudes beneficia al colectivo notarial, al facilitar la expedición de las copias y agilizar el procedimiento.

– Este operativo supone también una ventaja para los notarios B, que en otro caso deberían exigir a cada una de las múltiples entidades y gestorías que solicitan copias que la persona apoderada se personase en su oficina con la copia autorizada de su poder; mientras que cuando la copia la solicita telemáticamente el notario A, el notario B no tiene que afrontar las dificultades que supone la constante exigencia de tales requisitos. El notario A, por su parte, puede cumplir con mayor facilidad estos deberes, dada su relación habitual y su condición de interlocutor único con la entidad de crédito o la gestoría.

– Dudar de que las copias se piden en regla y suponer una actuación indebida por los notarios que las solicitan es impropio de compañeros y supone hacer un flaco favor al notariado.

– El sistema vigente es excesivamente garantista e innecesariamente complicado, con duplicación de tareas notariales entre notarios, y el notariado debería plantear soluciones más ágiles de prestación de la función a través de las nuevas tecnologías.

– A diferencia de otros supuestos de concentración bancaria de operaciones en determinadas notarías, el banco en este caso actúa como requirente directo de la función notarial. Frente a lo que ocurre cuando se impone al cliente una determinada notaría para firmar, por ejemplo, un préstamo hipotecario, en que corresponde satisfacer el arancel notarial al cliente, en el caso de la solicitud de copias no se vulnera el principio de libre elección de notario, porque es el banco, como cualquier otra persona jurídica, quien directamente requiere los servicios del notario.

– Existe un obvio interés del notario que solicita la copia en satisfacer la demanda de un cliente nada desdeñable como es el banco. Pero eso no supone ningún interés oscuro ni ilícito, ni es contrario a una buena práctica notarial y a una leal competencia.

Todas ellas son razones atendibles, y aquí quedan expuestas. En cualquier caso hay que señalar:

– Que por secundaria o menor que pueda parecer toda esta cuestión, las entidades financieras instan, con base en las copias que se solicitan, procedimientos de ejecución hipotecaria, materia socialmente muy sensible y en relación a la cual los notarios estamos especialmente expuestos.

– Que la normativa vigente sobre la materia, recogida en el artículo 17 bis de la Ley Orgánica del Notariado y en el artículo 224 del Reglamento Notarial, podrá considerarse más o menos idónea y más o menos susceptible de adaptación a las demandas del tráfico socioeconómico y a los avances tecnológicos, pero de momento es la que es. Y que toda adaptación de nuestra función a las nuevas tecnologías ha de hacerse (o al menos, así debemos defenderlo los notarios) respetando los principios y las características esenciales de la actuación notarial; y señaladamente, el principio de inmediación, directamente conectado con los de veracidad y legalidad, que requiere la presencia ante el notario de los otorgantes.

– Que la remuneración que perciben los notarios A por este trabajo es más bien exigua: cobran la legitimación de la firma en la solicitud y el traslado a papel de la copia en concepto de testimonio. Y es posible que haya notarios A que lo asuman desinteresadamente por el bien del notariado y por el afán de facilitar la labor de sus compañeros. Pero tampoco será descabellado suponer que haya otros casos en que, si el notario A acepta asumir en masa tal tarea a todas luces infrarretribuida, es porque la entidad financiera concentra asimismo en su despacho otro tipo de operaciones económicamente más sustanciosas, y en que sí que es el cliente del banco el que satisface el arancel notarial.

– Que para las entidades financieras la conveniencia operativa máxima consistiría en la “desintermediación jurídica”, es decir, en la supresión de la intervención de los notarios en las operaciones propias de su tráfico. Como se sostiene desde algunas instancias, las entidades financieras podrían sustituir de manera idónea el control notarial, garantizando ellas mismas la información y la transparencia y velando por los intereses de sus clientes, invocando la ética financiera y los incentivos reputacionales para ello. Que el acceso a los Registros de la Propiedad de la documentación privada bancaria sería bien recibido por quienes pretenden desde hace años que los notarios prestan sus servicios en régimen de competencia y que ello supuestamente les privaría, con carácter general y axiomático, de la independencia necesaria para ejercitar un control de la legalidad, que por ello debería quedar confiado en exclusiva a los registradores. Y que aquellos notarios que se pliegan interesadamente a los criterios de las entidades financieras en detrimento del correcto ejercicio de su función, no es ya que presten un flaco servicio al notariado: es que trabajan para el enemigo.

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4 Responses to "La concentración de solicitudes de copias por vía electrónica y la conveniencia operativa"

  • Vigia
    10 julio, 2015 - 17:59 Reply

    Un artículo atinado. Felicitaciones.
    Quisiera sólo hacer una pequeña apostilla:
    Si hubiera un mínimo interés en evitar conductas incorrectas sería tan fácil como ordenar desde las Juntas unas visitas a los grandes solicitadores de copias. Podriamos llevarnos una alegria comprobando que las solicitudes son correctas, que no hay recompensas mediante concentracion de firmas en esos despachos…Pero a lo mejor no se considera prudente separar el trigo de la paja…y pronto hablaré de las pólizas….

  • NOTARIO RASO
    12 julio, 2015 - 21:08 Reply

    El tema de la petición masiva de copias, como muy bien describes, es una chapuza, pero también he decir en descargo de los peticionarios, que realmente el interés legítimo existe, en cuanto que en la mayoría de las ocasiones han sido otorgantes de la escritura, y que la protección de los deudores queda bastante garantizada con el sistema de copias con efectos ejecutivos y no ejecutivos, además que creo que es una probabilidad escasa que se tramiten dos procedimientos por la misma deuda.

    Los problemas que yo me he encontrado es la insistencia de que saque copias con efectos ejecutivos, cuando no es posible, a través de los ya conocidos argumentos pues fulanito lo hace, o no pasa nada….

    La banca frente a los notarios ha usado la táctica del divide y vencerás, y por ello lucha debe de plantearse desde una defensa colectiva. A cada notario individualmente le cuesta horrores luchar contra la banca, por muy diferentes motivos.

    Una posible solución a la petición masiva de copias es la centralización de su solicitud, que se aprecie correctamente el interés legítimo, y que en la propia solicitud se determine donde deben enviarse las copias y a quién facturarlas,

  • JOSÉ-JAVIER CUEVAS
    14 julio, 2015 - 22:53 Reply

    Con la humildad que corresponde a un notario ya jubilado opino, para diseccionar el artificioso sistema planteado, que al notario A se le insta, aparentemente y sólo aparentemente, para la realización de tres servicios diferentes:
    • La legitimación de la firma del solicitante, juicio de suficiencia de sus facultades de representación de la entidad por él representada, lo que significa por lo menos que debe identificar al solicitante, reseñar los poderes de los que dimana y emitir expresamente el juicio de suficiencia de las facultades conferidas, todo ello en los términos y con el detalle exigido en el polémico artículo 98.2 de la Ley 24/2001 de 27 de diciembre y dela abundantísima doctrina y jurisprudencia generadas por el mismo, sobre todo desde perspectivas netamente registrales (Resolución de la DGRN de consulta vinculante de 12 de abril de 2002. , que exigía que la reseña identificativa del documento que acreditase la representación consiste no sólo en una sucinta narración de las señas distintivas del documento auténtico que se haya exhibido sino también, contra la opinión notarial y múltiples resoluciones posteriores, en una relación somera pero suficiente de las facultades representativas).

    • La tramitación telemática de tal solicitud desde el notario A al notario B, con uso de su firma electrónica avanzada y en la forma prevista en el artículo 17 bis 3 de la Ley del Notariado

    • La recepción por el notario A de la copia telemática con firma electrónica del notario B, en cuyo protocolo se halla el documento, y su transcripción en papel por parte del notario A, bajo su fe de concordancia, con transcripción en su Libro Indicador (artículo 17 bis 4 de la Ley del Notariado)
    Pero en realidad no estamos ante tres actuaciones notariales sucesivas, formalmente independientes, sin reflejo protocolar ni retribución arancelaria conjunta justa y congruente, sino ante una actuación notarial única y compleja que debe tener reflejo completo y unitario en el protocolo y a la que correspondería el tratamiento arancelario también único y adecuado a su verdadera naturaleza, puesto que esta no depende de los términos en que se haya efectuado la rogación sino del criterio independiente y responsable del notario.
    Por mi parte entiendo que el tratamiento reglamentario y arancelario debería asimilarse al de un acta notarial autorizada por el primer notario (A) sujeta a las exigencias de identificación del compareciente, juicio de suficiencia de sus facultades representativas, con identificación del documento del que dimanes y con dación de fe especifica de la exhibición de copia auténtica del mismo. Mediante este acta el instante o requirente solicitaría del mismo notario (A) que mediante su firma electrónica avanzada pidiese en su nombre al notario B que librase y le transmitiese copia telemática del documento de que se tratase, que luego el notario A pasaría a papel y entregaría al solicitante, sin perjuicio de que dicho documento quedase transcrito en la correspondiente diligencia del acta y en el Libro Indicador del notario A.
    .

  • F. Javier Oñate Cuadros.
    22 julio, 2015 - 23:35 Reply

    Parece que hay acuerdo del CGN al respecto.

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