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La modernización tecnológica del Notariado

Leyendo las últimas entradas en este blog, no he podido resistirme a compartir con sus lectores algunas reflexiones sobre como reformar la informática corporativa del notariado. Desde el año 2000, estoy personalmente comprometido con este tema. En primer lugar, por haber sido la persona que ideó y dirigió Ancert durante sus primeros años y porque además, desde el año 2006, dirijo dos empresas que trabajan exclusivamente para el sector notarías (Notarline y Nowain ETT). Estas experiencias me permiten tener una visión única del asunto, de manera que espero que mis aportaciones sean útiles en este interesante debate sobre cómo reconducir el proyecto de modernización tecnológica del notariado a un buen camino.

Ya en el año 2008 preveía en un artículo publicado en el número XX de la revista “El Notario del Siglo XXI” que “en los próximos años el notariado deberá enfrentarse a un gran reto que será el de aprovechar de la forma más eficaz posible todo cuanto ofrecen las Nuevas Tecnologías para facilitar el desarrollo de la función notarial, haciendo que se trabaje no más sino mejor, abaratando los costes y ofreciendo nuevos servicios a los ciudadanos”

Ya han pasado 6 años desde entonces y, aquella previsión, sigue estando más vigente que nunca.

La modernización tecnológica del notariado, iniciada en el año 2000, tenía como primer objetivo informatizar de forma urgente todas las comunicaciones entre las notarías y otras instituciones, tanto en el ámbito público como privado. Podríamos decir que esa etapa finalizó con éxito en el año 2006, cuando básicamente el 100% de las comunicaciones que realizaban los notarios con terceros fueron adaptadas al mundo digital y soportadas,  además,  por el uso de la Firma Electrónica Reconocida Notarial (FEREN).

Se preveía que las comunicaciones entre las notarías y los ciudadanos, se modernizasen  en una segunda fase del proyecto, que sin embargo se abortó de forma brusca en el año 2006.

Los avances tecnológicos introducidos hasta ahora en las notarías afectan sobre todo a las comunicaciones con la administración pública y con la banca, no siendo demasiado visibles para la mayoría de los ciudadanos, quienes no acaban de percibir que el notario está dotado de firma electrónica reconocida o que todo lo que se lleva a cabo en una notaría está informatizado al 100%. Los ciudadanos siguen viendo la notaría como un oasis anclado en el pasado, donde aún reina el mundo de papel y, donde nada o casi nada ha evolucionado durante décadas.

Por ello, es muy importante que el notariado siga con su proceso de modernización y que adopte nuevos servicios y nuevas herramientas en su relación con los ciudadanos.

Esta percepción de que las notarías no han evolucionado nada, o casi nada, se agrava a los ojos de los ciudadanos si las comparan con muchos de los avances tecnológicos de la última década. Hace diez años no teníamos ni Linkedin (2003), ni Facebook (2004), ni YouTube (2005), ni Twitter (2006), ni WhatsApp (2009), no teníamos ni smartphones (iPhone – 2007), ni tablets (iPad – 2010). Son solo algunos ejemplos de los avances que están cambiando la sociedad, que afectan profundamente a la forma de relacionarse de las personas, tanto en ámbitos personales como profesionales, y el notariado no puede quedarse al margen de todos estos cambios.

Primero

La reforma tecnológica del notariado debería comenzar con el diseño de una estrategia a largo plazo. Sin tener definida dicha estrategia, es fácil que ocurra como ahora, que los recursos económicos que aportan los 3.000 notarios terminen financiando proyectos que posiblemente no sean de primera prioridad para el propio colectivo.

Hablando de estrategia, recuerdo que hace un par de años, después de producirse el enésimo cambio en el seno del CGN, al preguntarle personalmente a un Decano sobre el futuro de Ancert, su respuesta fue que tenían previsto  “contratar una auditoría externa para averiguar si lo que hace Ancert está bien o mal y para definir la estrategia de futuro”. ¡Qué pena! – pensé, después de haber invertido tantos millones de Euros en Ancert, el notariado se planteaba contratar una empresa externa para ver hacia dónde ir. ¡Qué pérdida enorme de tiempo y dinero, si Ancert fue creada precisamente para disponer de los mejores consultores expertos en TI al servicio exclusivo del notariado!!

Por supuesto que no se puede definir la estrategia del notariado en materia de tecnología, sin tener claro cual debe ser el papel del notario en la sociedad de mañana. Estos dos procesos de definición son dependientes y tienen que ir de la mano. La elección del plan estratégico en materia de tecnología dependerá por ejemplo de si el futuro del notariado pasa por ofrecer nuevos servicios a la sociedad o debiera ofrecer simplemente los mismos servicios actuales pero adaptados a la era digital.

Y es en la definición de estas estrategias donde debería estar involucrado desde el principio todo el colectivo notarial. Es la única forma de garantizar el consenso en su desarrollo y en su posterior aceptación a la hora de implantarlo. Con las herramientas tecnológicas actuales, es muy fácil involucrar a los 3.000 notarios en el proceso para que aporten ideas, para luego votarlas y seleccionar las mejores. Cuanto más consultas se realicen a los notarios de a pie,  para que propongan sus ideas y para que den su opinión, más fácil será, posteriormente,  la puesta en marcha del plan estratégico.

En la definición de la estrategia del notariado en materia de tecnología también se debería tener en cuenta la visión del cliente. Hasta ahora, todas las voces que opinan en esta materia son voces internas, es decir, la de los notarios preocupados por este tema. Pero en la economía actual debe existir  más conexión con los ciudadanos, escuchando las propuestas de servicios que demanda la sociedad. Ya no vale inventar nuevos servicios y esperar que el mercado los compre.

Por ejemplo ¿estamos seguros de que el mercado demanda a los notarios el servicio de time-stamping? ¿Cómo podemos saberlo si nunca se ha hecho ningún estudio ni ninguna encuesta para averiguarlo? En definitiva, creo que en el proceso de la definición de la estrategia el notariado debería invitar a participar al mayor número posible de actores de la economía actual.

La estrategia del notariado en materia de tecnología, entre otras, debería limitar el campo de actuación de Ancert. En otras palabras, se debería responder a la siguiente pregunta ¿a qué debería dedicarse Ancert y a qué no? Sin que se responda a esta pregunta y sin que se le ponga ninguna limitación a su actuación, Ancert de forma natural, intenta abarcar el mayor número posible de temas. Ya no solo se dedica a desarrollar y mantener las aplicaciones corporativas del notariado para la conectividad con otras instituciones, sino que también desarrolla e implanta un programa propio de gestión de notarías, liquida impuestos, gestiona la contratación de teléfonos móviles, de servicios de mensajería, hace proyectos de colaboración con notarios de otros países, etc. De seguir por ese camino, si no se pone límite a sus competencias, Ancert irá creciendo de forma desmesurada, siendo su control y gestión, cada vez más difícil.

Demasiada centralización de servicios en una solo empresa no suele dar buenos resultados. Ancert, en mi opinión, debería dedicarse exclusivamente al desarrollo y mantenimiento de los servicios que exige la ley o que son estratégicos para el notariado y, que a su vez no se pueden contratar en el mercado a otro proveedor.

Por citar un ejemplo, el servicio de envío de los índices informatizados: está claro que tenía que ser competencia de Ancert su desarrollo y mantenimiento ya que en el mercado no existe nada similar. Sin embargo, el desarrollo de un programa de gestión de notaría, sabiendo que hay como mínimo diez proveedores que lo hacen desde hace décadas, es sin duda, una decisión muy polémica.

La estrategia del notariado en materia de tecnología debería también definir claramente cual es su posición frente a las “casas de informática” que ofrecen software de gestión específico para despachos notariales. Ahora mismo se ningunean totalmente a estas empresas de forma incomprensible. En lugar de sumar esfuerzos para encontrar las mejores soluciones, los mejores profesionales y para reducir los costes de nuevos proyectos,  se está llevando a cabo una política de confrontación que perjudica seriamente el estado del desarrollo tecnológico del notariado.

Las “casas de informática” han sido siempre y siguen siendo un aliado del notariado, por lo que opino que necesitan disponer de un interlocutor institucional adecuado, que les marque las pautas con el fin de que sus productos sirvan también para los propósitos institucionales del notariado. De manera que deberían incorporar en sus propios programas utilidades y herramientas que en la actualidad, paradójicamente, está desarrollando Ancert por su cuenta y totalmente al margen de las herramientas que más asiduamente utilizan los despachos notariales, sus aplicaciones de gestión.

Segundo

Una vez definida la estrategia, es muy importante ejecutar un buen plan de comunicación, tanto internamente “dentro del notariado” como externamente. La totalidad de los 3.000 notarios, deberían conocer la estrategia del notariado en materia de nuevas tecnologías,  deberían estar al corriente de los avances de los diferentes proyectos, y deberían percibir que Ancert trabaja para los intereses de cada uno de ellos y no para el CGN.

Creo que la forma más efectiva de comunicar, aunque también la más cara, es a través de contactos personales en los colegios notariales, pero además se deberían utilizar otros medios como páginas Web, blogs, Twitter y otras redes sociales.

Sería conveniente que Ancert tuviese algún representante, a modo de persona de contacto, en cada colegio notarial. Estas personas, al margen de responder a las posibles consultas de los colegiados, podrían dedicarse a la formación y divulgación continua, visitando personalmente cada notaría y consiguiendo que todas las novedades tecnológicas que se vayan implantando fuesen más fáciles de asimilar por el personal de las notarías.

Sé por mi propia experiencia, que la tarea de comunicación interna dentro del colectivo notarial no es fácil, pues requiere muchos esfuerzos, pero también sé que es la única forma que garantiza el éxito de cualquiera nueva iniciativa.

Y por supuesto, el notariado debería volver a aparecer en foros externos dedicados especialmente a la seguridad, e-administración y economía digital en general. Sigo con atención todas las conferencias sobre estos temas y, lamentablemente, observo la nula o casi nula presencia del notariado en los últimos años.

Tercero

Otra cuestión muy importante en la reforma tecnológica del notariado, es la creación de una adecuada estructura organizativa de trabajo. Sin ella, no se puede esperar la ejecución exitosa de ningún plan estratégico.

Ancert no es una sociedad mercantil estándar cuya existencia dependa la calidad de sus productos y servicios o de su fuerza de marketing. Es una sociedad que tiene cautivos a 3.000 clientes, que tienen que pagar sus facturas tanto si les gustan sus productos y servicios,  como si no. En este sentido, Ancert se parece más a un departamento o a un centro de costes de una gran institución,  que a una sociedad mercantil.

Por este motivo, se requiere un esfuerzo adicional para diseñar un estructura organizativa y una cadena de mando que, por un lado, permita a Ancert disponer de la autonomía necesaria para abordar los desarrollos tecnológicos (selección de proveedores, selección de personal, selección de herramientas, planificación, gestión el día día, etc.) y, por otro, que permita tener control al notariado del grado de cumplimento del plan estratégico, de los aspectos funcionales de los servicios y de los aspectos económicos de los mismos.

En resumen, para reconducir rápidamente el proyecto de modernización tecnológica del notariado hacia un buen camino y recuperar el tiempo perdido, hace falta aplicar unas medidas muy básicas y ya probadas: (1) disponer de un plan estratégico a largo plazo consensuado con todo el colectivo, (2) llevar a cabo un buen plan de marketing interno y externo, y (3) crear una estructura organizativa adecuada para atraer talento, favorecer la creatividad y separar la tecnología de la “política”.

Introduciendo estas medidas, la tecnología no debería ser vista nunca más por el notariado como un problema sino como una herramienta que facilita el desarrollo de la función notarial, que no hace que se trabaje más sino mejor, que abarata los costes y que permite ofrecer nuevos servicios a la sociedad.

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About Marek Szymanski

Director de Ancert entre 2002 y 2007. Director de Notarline y Nowain ETT.

4 Responses to "La modernización tecnológica del Notariado"

  • Luis
    30 septiembre, 2014 - 11:43 Reply

    Oigo repetir la palabra estrategia en muchos ámbitos y me da la sensación que se trata de una “estrategia” para decir que se dicen cosas para realmente no decir nada.

    Pondré unos ejemplos sacados de muy variados ámbitos para determinar cuál debe de ser la estrategia, a mi juicio, de los órganos corporativos:

    1.- En primer lugar, de deporte: este fin de semana la selección de rugby de Nueva Zelanda ha ganado por tercera vez, consecutiva The Rugby Championship y está completando una racha de resultados que quedará para la historia para muchos años. El comentarista de televisión decía que este equipo fantástico, realmente, no había inventado nada y que se limita a aplicar los conceptos básicos de este deporte.

    2.- En segundo lugar, sobre redes sociales: leyendo un artículo de los que circulan por la red, sobre el tema tan de moda, que es la marca personal, y al cual han dedicado algunas páginas, un diario de tirada nacional este fin de semana, decía que la marca personal es tan sencilla como “trabajar bien y permitir que se vea”, en ese orden. Si alteras el orden y te dedicas a invertir en que se vea antes o en lugar de invertir en trabajar bien, lo que se verá será un autobombo impresentable y muy cargante que terminará por hacerte mucho más mal que bien.”

    3.- La tercera referencia, no puedo precisar la fuente, pero más o menos decía que en épocas de incertidumbre los esencial es “back to basic”, es decir la vuelta a lo fundamental.

    Digo esto, porque la estrategia del notariado debe ser ir a lo sencillo y fundamental, y no confundir medios con fines. La informática es un mundo interesantísimo, pero debe de estar puesto para servir a las necesidades del notariado, cuya finalidad no deja de ser otra que estar al servicio de la sociedad, aportando, una serie de ventajas, tales como seguridad, asesoramiento, fehaciencia…y todas aquellas que se enmarcan en la doble condición que tenemos.

    ¿Cuáles son los elementos básicos que debemos de tener para cumplir con nuestra función?. No hace falta ir a las hemerotecas ni nada parecido, todavía tenemos mucha memoria oral en el cuerpo, pero creo que el notariado solo puede cumplir sus fines, cuando la ciudadanía encuentre en nosotros: independencia, honestidad y capacitación técnica. PUES AL SERVICIO DE ESO DE PONERSE TODA LA INFORMÁTICA.

  • Harto
    30 septiembre, 2014 - 15:12 Reply

    El autor de este artículo considera necesario un buen plan de comunicación interna, para explicarnos a los notarios los proyectos que se desarrollen y para que los notarios percibamos que Ancert trabaja en nuestro interés. Aunque parecen discrepar en muchas otras cosas, el autor del artículo coincide en eso con César Belda, actual consejero delegado de Ancert.
    Belda siempre está diciendo que lo de Ancert es todo un problema de comunicación, que no se ha sabido explicar lo mucho y bueno que Ancert hace por nosotros, etc. ¿Por qué ese empeño en querer desarrollar esa “labor pedagógica” con los notarios, que además resultaría tan difícil?
    Creo que los notarios somos lo bastante inteligentes y lo bastante sensatos para entender y aprobar las cosas razonables y sensatas que se nos planteen. Lo que nos resulta difícil de entender, lo que hay que “explicarnos”, o mejor, “vendernos”, es la retahíla de ocurrencias de Beldas, Galindos y compañía que venimos teniendo en los últimos años. Pese a lo que se nos pretende hacer creer, hay muchas alternativas a la línea que actualmente se sigue desde Ancert. Pese a lo que se nos pretende hacer creer, no es Ancert ni el Indice Unico ni las bases de datos lo que han salvado al notariado: al contrario, cada vez son más una rémora. También en esta materia es necesaria una urgente y profunda rectificación de criterio por parte del Consejo.

  • Notari
    30 septiembre, 2014 - 16:17 Reply

    El Colegio Notarial de Cataluña organiza una jornada notarial de san Benet, a celebrar el próximo 18 de octubre. Que curioso, el señor Ollé organiza jornadas pero no quiere saber nada de un congreso nacional. Será porque sigue escaldado por lo de Málaga, y prefiere jugar en casa y con las cosas bajo control.
    Por cierto, una de las ponencias se llama “Ancert, ¿amigo o enemigo?”, y el ponente es Cesar Belda. Con tal ponente la pregunta queda ya respondida.
    Y Cierra la jornada “la actuación de un mago internacional y compañero de profesión”. Mas ilusionismo.

  • F. Javier Oñate Cuadros
    1 octubre, 2014 - 16:57 Reply

    Felicito públicamente a Marek por el acierto en el diagnóstico y en el tratamiento que plantea en su estupendo artículo, que comparto en el fondo y en la forma. Máxime viniendo de viene, alguien que “nos conoce bien”.

    Al compañero “Harto” cualidad que es aplicable a muchos de nosotros le recordaría, pues bien lo sabe él, que el término “comunicación” no es unívoco.

    En palabras de Marek significa “intercambio de opiniones, experiencia, información y búsqueda de las necesidades que deben ser satisfechas entre los notarios, sus representantes, los usuarios de los servicios notariales (es decir, los ciudadanos) y sus proveedores en relación con los servicios de informática en sentido amplio, así como la evaluación de su eficiencia y costes”.

    En palabras de César Belda significa simplemente “propaganda”, es decir, “comunicación unidireccional desde el mando a las bases”. El déficit de comunicación consiste en que Ancert, “no comunica adecuadamente a los notarios lo bien que lo hace” y que “carece de los instrumentos jurídicos adecuados para imponer decisiones que serían beneficiosas para el colectivo”. Y pese a todo, de las que nos estamos librando gracias a Ancert, una y otra vez.

    Alguien reprochó una vez (en público) a un alto ex dirigente de Ancert que esta empresa no estaba al servicio de los notarios sino del Presidente del Consejo General del Notariado. Ahora mismo Ancert está al servicio de sí misma, como con tanto acierto ha sido puesto de manifiesto por otros compañeros en otros artículos.

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