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¿Legalización de libros o depósito de todos nuestros datos?

El día 16 de febrero de este año se ha publicado en el BOE la Instrucción de 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de los libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internalización. En este último precepto se establece que todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio; el registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.

El otro día un compañero me alertó sobre la Instrucción, que había pasado relativamente inadvertida, al menos en cuento a las consecuencias de esa sedicente “legalización” y posteriormente me ha hablado del asunto una otorgante que tiene como clientes a importantes compañías españolas y extranjeras.

La cosa viene de que cuando usamos la palabra “legalización” en relación a libros en lo que estamos pensando es en dar una certeza a un determinado soporte en el cual van a transcribirse posteriormente los acuerdos de un órgano colegiado, de manera que haya una relativa certeza de que las actas contenidas en él proceden de dichos órganos, si bien, por supuesto, no habrá una fehaciencia total de que esos acuerdos han sido realmente adoptados, porque no consta de forma auténtica la firma de quienes extienden dicha acta, ni tampoco quienes la suscriben gozan de fa pública para que tales actas sean incontestables. No obstante, supone una garantía conveniente de certeza y orden en los libros de las personas jurídicas que antiguamente se hacían por diligencias notariales y hasta hace poco presentando los libros para su diligenciación y troquelado. Eso sí, esa legalización se realizaba antes de proceder a completarlos con la correspondiente transcripción de las actas que se fueran extendiendo: el art. 332 del RRM exige que se presenten en blanco.

Sin embargo, el precepto antes citado, y su desarrollo en la Instrucción, establecen un sistema totalmente distinto. Aun a pesar de que se habla de “legalización”, la realidad es que los libros se presentan en el Registro Mercantil “después de su cumplimentación”, lo que significa que los libros hay que presentarlos telemáticamente en el registro con todas las actas ya transcritas. O sea, que más que una legalización parece un depósito. Y esto. en principio, ya parece un paso atrás, porque una de las ventajas de la legalización previa es que genera una razonable confianza en que el acuerdo existió por su soporte; en cambio la “legalización” posterior opera sobre algo que pasó hace tiempo.

Ahora bien, el objeto de este post no es, en principio, criticar nada sino simplemente alertar sobre este nuevo sistema, particularmente en cuanto a los riesgos que pueda comportar este nuevo modo de operar en relación a la confidencialidad de los acuerdos de los órganos colegiados que, tal y como me indicaba la otorgante antes mencionaba, contienen deliberaciones y decisiones de tal naturaleza que de ningún modo pueden ser conocidos por competidores ni por el público en general, por lo que la custodia de los libros es una cuestión esencial. Piénsese simplemente en la decisión del consejo de administración de una multinacional de adquirir una empresa o de fusionarse y el interés que puedan tener terceros competidores o no competidores en esta información.

Es de suponer que habrá medios técnicos para conseguir la seguridad en los datos, pero lo cierto es que ni del art. 18 de la ley de Emprendedores ni de la Instrucción resulta claramente que toda esa información no vaya a salir de los ordenadores de la sociedad correspondiente y acabar en los del registro mercantil. Sí que se dice en la instrucción decimoséptima que la información presentada relativa a cada libro dispondrá de un sistema de protección con el objeto de garantizar la no manipulación desde la creación del soporte por la entidad o sujeto presentante y hasta que éste se incorpore al Libro-fichero de legalizaciones en el Registro Mercantil correspondiente y que la protección se realizará mediante la utilización de la huella digital correspondiente a cada libro por medio del algoritmo estándar SHA256 (RFC 6234). Pero, claro, eso se refiere a la no manipulación desde el momento que va desde la creación del soporte hasta que se incorpore al libro-fichero. Es más, el hecho de  que se incorpore a un “libro fichero” puede dar a entender que toda la información queda “depositada”, porque además en la instrucción vigesimosegunda se dice que a los efectos de lo establecido en el artículo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil en materia de prueba, el Registrador Mercantil, una vez le sea presentado el correspondiente soporte informático con los ficheros de contenido y formato idéntico al de los libros presentados a legalizar, imprimirá una copia en papel de ellos y certificará, a solicitud de parte interesada o por mandato de la autoridad judicial competente, que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma firma digital, y todo ello por referencia a los asientos practicados en el Libro-fichero de legalizaciones. O sea, da la impresión de que se están imprimiendo los mismos libros legalizados. Desde luego, en este manual de la web de los registradores parece que se cargan los documentos, pues se genera un fichero .zip con todos los libros que vas a presentar y un hash.

Tengo la convicción de que eso, simplemente, no puede ser como estoy suponiendo por el enorme problema de confidencialidad que ello implica, por no señalar las implicaciones derivadas de la normativa de protección de datos, que tiene rango de ley orgánica, y para cuya garantía simplemente se aporta un raquítica instrucción, la vigesimoséptima, que dice que  cualquiera que sea la entidad respecto de la que se lleve a cabo la legalización de los libros presentados, el registrador será responsable del debido cumplimiento de las obligaciones derivadas de la vigente legislación sobre protección de datos.

Quizá alguno de nuestros notarios o registradores más tecnológicos nos puedan explicar se puede asegurar la absoluta confidencialidad y seguridad de los datos contenidos en los libros. No lo sé, quizá sea así, pero yo echo de menos un pronunciamiento explícito en el art. 18 o en la Instrucción sobre la imposibilidad de que esos datos queden depositados en el registro, más que nada para ilustrar a los juristas legos en informática y aclarar al publico en general que los insultos que profirió en la ultima junta general al socio díscolo, el sueldo rimbombante que el administrador obtuvo recientemente o la entrada en la sociedad de la joven amiga fuerte del socio mayoritario, casado aunque con dificultades en su matrimonio, no queden ya ocultos en un libro en su poder sino que están en un registro público de una manera u otra. Y, por favor, no me hablen ustedes de seguridad ni protección de datos, que les pongo el ejemplo del secreto de sumario en los procedimientos judiciales mediáticos; o les recuerdo, como me señala un informático al que he consultado, la seguridad en informática es relativa: como mucho consiste en poner “alguna dificultad más” al hacker. Así que, el que evita la ocasión….

Porque, por hacer un poco de corporativismo-ficción, que no viene mal de vez en cuando, ¿se imaginan ustedes lo que pasaría si las actas de las juntas generales y del consejo de administración estuvieran a texto completo a disposición del registrador? Porque, por cierto, en la instrucción vigésima se dice que el contenido de los ficheros legalizados y de los demás documentos presentados se ajustará a lo establecido en esta Instrucción. De lo contrario, el Registrador suspenderá la legalización de los libros en la forma prevista en el Reglamento del Registro Mercantil. Primero, parece como si el registrador tuviera que ver el contenido y no sólo ello, sino calificarlo. Conforme al art. 18 mencionado, el registrador comprueba el cumplimiento de los requisitos formales y la “regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase”.¿También el tracto sucesivo de los libros privados? ¿O la transmisión de participaciones sociales?

La vocación expansiva que tiene la calificación registral en estos últimos tiempos no nos permite hacer interpretaciones benévolas. Al contrario, es posible pensar que, de tener acceso a dichas actas, acabaríamos teniendo problemas de inscripción de nuestras escrituras en las que se eleven acuerdos de los órganos sociales si no se ajustan a lo que resulta de dichas actas, dado que se puede calificar, con arreglo al artículo 18 de la LH, con lo que resulte de las escrituras “y de los asientos del registro”. ¿También del libro-fichero?

En fin, finalmente una pregunta. ¿Cuánto va a costar todo esto? Pues nos lo aclaran en la web del registro mercantil de Madrid. Si legalizas 9 libros son unos 60 euros. Conviene recordar que en Madrid existen unas 500.000 sociedades. Supongamos que la mitad están inactivas y que legalizan sólo 4 libros. 250.000 por 30,50 igual a 7.625.000. Yo no sé  (porque no lo sé de verdad) de dónde salen esos aranceles (no lo pone en la nota informativa enlazada) ni tampoco cuánto se cobraba hasta ahora, pero la cifra resultante es bastante importante. Si tal cantidad supusiera un aumento excesivo respecto a lo hasta ahora facturado, nos veríamos obligados a sospechar que tal cosa -en tiempos de crisis- no podría tener otra explicación que el subvenimiento anticipado del traspaso del registro civil a los registradores.

Esperemos que todo ello no sean más que sospechas infundadas. Seguiremos informando.

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About Ignacio Gomá Lanzón

Notario de Madrid

30 Responses to "¿Legalización de libros o depósito de todos nuestros datos?"

  • Nacho Ruiz
    27 marzo, 2015 - 00:36 Reply

    Nadie ha impugnado esa instrucción?

    • Ignacio Gomá Lanzón
      27 marzo, 2015 - 09:16 Reply

      Parece que el Consejo General del Notariado quiere hacerlo, o lo ha hecho, aunque no sé cuáles son los argumentos.

  • IÑIGO ROMERO DE BSUTILLO
    27 marzo, 2015 - 10:38 Reply

    Preocupante para todos y en concreto de dificil cumplimentación por pequeñas y medianas empresas.
    Un amigo americano que vive entre nosotros ha quuerido constituir una SL aquí para determinadas actividades export-import le he explicado el contenido de esta instrucción porque su asesor le había dicho que le preguntara al Notario cuales son sus consecuencias y ha suspendido la firma “por que no se lo cree”!!!!
    No anda descaminado Ignacio cuando termina” En fin, finalmente una pregunta. ¿Cuánto va a costar todo esto? Pues nos lo aclaran en la web del registro mercantil de Madrid. Si legalizas 9 libros son unos 60 euros. Conviene recordar que en Madrid existen unas 500.000 sociedades. Supongamos que la mitad están inactivas y que legalizan sólo 4 libros. 250.000 por 30,50 igual a 7.625.000. Yo no sé (porque no lo sé de verdad) de dónde salen esos aranceles (no lo pone en la nota informativa enlazada) ni tampoco cuánto se cobraba hasta ahora, pero la cifra resultante es bastante importante. Si tal cantidad supusiera un aumento excesivo respecto a lo hasta ahora facturado, nos veríamos obligados a sospechar que tal cosa -en tiempos de crisis- no podría tener otra explicación que el subvenimiento anticipado del traspaso del registro civil a los registradores.

    Esperemos que todo ello no sean más que sospechas infundadas. Seguiremos informando”.-

  • Ramón José Vázquez
    27 marzo, 2015 - 11:20 Reply

    Según los sistemáticos y brillantes análisis jurídico de Ignacio Gomá y el Prof. Dr. Alfaro, parece que estemos ante una nueva entrega de la conocida saga de la Banda del Regulador Secuestrado, que no ceja en su empeño, hasta ahora sin cortapisa, de que la pretendida seguridad jurídica, no hablo ya de la económica, quede al arbitrio de determinados intereses corporativistas por los que todos hemos de pasar , si nadie lo remedia.
    Para nada cuentan otros principios, que no intereses, suficientemente analizados por Gomá&Alfaro, porque el desvarío interesado lleva a la BRS a saltarse lo que haga falta con tal que prevalezca la ingeniería leguleya de diseño, que acaba en semejante normativa, impensable en una economía de mercado sana.
    No sé lo que puede durar esta desaforada ofensiva acaparadora, ni quien ha de ponerle coto, pero sí que, presuntamente, se cumple con un mandato preestablecido para que instituciones llamadas a servir al conjunto de la Sociedad, vg. registros públicos, queden privatizadas de manera espúrea y amparadas por una determinada coyuntura política. Probablemente, habrá más.

  • IÑIGO ROMERO DE BSUTILLO
    27 marzo, 2015 - 14:04 Reply

    La Resolucion DGR….y del N de fecha 4 febrero 2015(BOE nº 52,lunes 2 marzo 2015,Sec III pag 19771) al consagraar la interconectividad registral (gratuita?) entre el funcionario calificador y demás organismos va por este camino y eso no se vá a hacer gratis ,desde luego.-
    “…..Es doctrina de este Centro Directivo…que el Registrador en el ejercicio de su función calificadora sobre la legalidad,puede tener en cuenta los datos que resulten de organismos oficiales a los que pueda acceder directamente no solo para el mayor acierto en la calificación sino también para liberar a los interesados de presentar documentos…….””… Así.. este Centro Directivo ha admitido la posibilidad de que el registrador de la Propiedad,en el ejercicio de sus funciones,pueda consultar de oficio el Registro Mercantil,…. así como que pueda proveerse de la prueba a su alcance si puede acceder a ella confacilidad,siendo compatible el principio de rogación que exige que se inscriba lo que se pide con la posibilidad de consulta al registro Mercantil por parte del registrador de la Propiedad para acreditar el cargo y la representación del administrador de una sociedad,atendiendo a los principios de facilidad probatoria,proporcionalidad,eficacia,legalidad y tutela del interés público,siempre que los datos se puedan obtener con facilidad….pudiendo incluso consultar de oficio el Registro General de Actos de Ultima Voluntad para aclarar una determinada cuestión…”.-
    Total que la eficacia legitimadora en el tráfico de la escritura pública no existe ya y el acceso telemático del notario a los Registros o su contenido,en el ejercicio de su cargo,res de res……. en fin… todo está muy claro.

  • Emilia Cuenca
    28 marzo, 2015 - 10:06 Reply

    Pues a mi lo que me preocupa con esta instrucción es que sea un primer paso para que todos esos datos sean empleados por los registradores para producir modificaciones en el Registro, sin necesidad de que se acuda a la notaría a elevar a público los acuerdos sociales.
    En cuanto a las consecuencias actuales, como notaria de pueblo, me parece una forma más de encarecerlo todo y hacer más necesario al Registro mercantil. En la Gomera, apenas saben lo que es llevar un libro registro de socios, como para explicarles ahora que el libro de Actas (eso que le diligenciaron al principio y que ni recuerdan qué es y si lo tienen) lo tienen que trasladar en soporte telemático al Registro mercantil. Y no serán solo 60€, significará un nuevo cargo que les va a pasar su gestoría. Y luego dirán que es una medida que favorece a los emprendedores.

  • IÑIGO ROMERO DE BUSTILLO
    3 abril, 2015 - 10:15 Reply

    Ramón Jose Vázquez,Emilia Cuenca,Antonio…:claro que habrà màs si las elecciones no lo remedian y el Partido en el que se sustenta la BRS bajo la dirección del ” Hermanisìmo” y Aliento del ” Gran Hermano” no lo remedia.
    Con la Ley de Emprendedores al albur de los costes y simplificación de cargas y demás historias se apropian de todo lo Mercantil( constitución,salvo en sociedades en que Gallardón quizás por pudor se opuso; apoderamientos del 41, depósito de CA,supresión legitimación notarial en certificaciones de acuerdos sociales;y ahora con la “LegalocalIzacion” y escribo a conciencia,supresión probable de la elevación a público de acuerdos sociales)
    Con la asunción del RC la inscripción de poderes serà obligatoria y como en los societarios imprescindible para acreditar la su existencia,vigencia y legalidad.Por lo que ya caerá un Art.41 bis para estos poderes de personas fìsicas.!
    Y siguiendo el pomposo ” Programa Nacional de Reformas” vienen volando antes que pierdan la mayoría absoluta,cosa Segura,la de Reforma Integral de los Registros que introduce de pasmo la inscripcion obligatoria- constitutiva,la de Coordinación Catastro en la que se merendaràn a esta institución y pondrán su genial geobase/ Google y culminando la hoja de Ruta Cepeda/ Arbo,llegaràn a sustItuir por su amado documento privado determinadas escrituras ” no necesarias”…
    En fin que no estamos ante un tema de reforzamiento de competencias de una casta funcionarial publica. Es mucho màs.Es un Escándalo que ni los corrompidos partidos decimònonicos se atrevieron.Todo lo contrario.Impulsaron sabias y eficaces Leyes que todos conocemos.
    Esto es una apropiación escandalosa de una parcela del Estado en beneficio de una casta a la que pertenece el Gran Hermano y su Familia más el resto de la banda.
    Si en Andalucía han perdido medio millón de votos espero que en las generales pierdan la mayoría absoluta: por el Bien de España y por el Estado Constitucional de Derecho…..( Su estado registraL:verguenza publica)
    Tiene razón la hermana del Gran Hermano Impulsor de la BRS,también de la casta,cuando afeaba a los de la Asamblea de Zaragoza que por su culpa PSOE,Podemos e IU iban a ocupar el poder. A la vista de los visto puede ser hasta posible.

  • Bosley
    7 abril, 2015 - 23:00 Reply

    Buen y acertado post
    Recurso ya !!
    Qué se creen los Registradores que son?
    Por quien toman los Registradores a los Notarios?
    Sólo espero y deseo que a esos “sabios” que el Sr. Rajoy tiene colocados les salga todo justo al contrario de lo que pretenden.
    Por el bien de España y de los españoles

  • Jesús Casas
    8 abril, 2015 - 13:11 Reply

    Buenos días: No sé si este es un blog sólo para notarios o no. En todo caso, si os sirve la aportación de un secretario de consejos de compañías grandes y medianas españolas (sin incluir las cotizadas que tienen otras obligaciones lógicas de su apelación a la inversión pública) este tema me preocupa seriamente desde que un Registro Mercantil me rechazó la legalización de nuevas páginas de los libros en blanco de hojas cambiables antes incluso de que se publicase la Instrucción y con la sola base de la Ley de Emprendedores. Considero que se reforma el sistema de publicidad societario sin la debida seguridad jurídica y la decisión que he comunicado a mis consejos es que no se van a depositar más libros porque hay un grave riesgo de protección de datos. Todas las aportaciones de Ignacio y de los demás nos servirán para profundizar en este asunto y saber qué debe hacerse. A fin de cuentas, es una cuestión probatoria. El secretario general de un grupo inmobiliario me dijo hace años que él perdía periódicamente todos los libros y levantaba actas de extravío. Uno que trata de ser un secretario prudente y ordenado y llevar todos los libros al día acaba por convencerse de que lo mejor es no hacerlo. Los actos de las sociedades o son inscribibles o no, pero un “tertium genus” de actos no inscribibles pero “depositables” sin modificación de la Ley de Sociedades de Capital y del Reglamento del Registro Mercantil es inaceptable.

  • IÑIGO ROMERO DE BUSTILLO
    9 abril, 2015 - 09:37 Reply

    No desde mi condición de Notario en ejercicio desde hace casi 38 años sino en este caso desde mii condición desde hace muchos años de Secretario del Consejo de Administración de diversas Sociedades de Capital no puedo sino estar muy de acuerdo con lo que suscribe Jesús Casas: Inaceptable e Increíble que se obligue a las Empresas a semejantes trabas y además en aras de una simplificación” telemática” de las cargas societarias y en realidad en beneficio de un cuerpo de funcionarios sujetos a arancel que actúa como poderoso lobby en el actual Gobierno .-
    Tengo encima de mi despacho – y he contado uno de un ciudadano estadounidense – que no se lo creen y dudan sobremabera de constituir una Sociedad de acuerdo a estas obligaciones.-

  • Luis Fernandez del Pozo
    10 abril, 2015 - 16:52 Reply

    JUSTIFICACION DE LA REFORMA DESDE LA PERSPECTIVA INTERNACIONAL.

    Conviene empezar señalando que el propósito deliberado del nuevo artículo 18 de la Ley de Emprendedores era solventar los problemas internacionalmente reconocidos que, para la competitividad de la economía española, presentaba la obligatoria legalización a priori de los libros “corporativos” o “sociales” encuadernados con hojas en blanco y habida cuenta que el Banco Mundial consideraba que la dicha legalización constituía, bajo la metodología de análisis y ranking del “Doing Business”, un trámite necesario por Ley doméstica que retrasaba la puesta en marcha del negocio.

    De facto, puede comprobarse que la mejora de posición de España en el ranking internacional en relación con la puesta en marcha de empresas es significativa en el último informe del Doing Business publicado (correspondiente al ejercicio pasado). La cosa se explica fácilmente: bajo la metodología de los redactores del informe, al plazo estándar de constitución había que añadir los quince días legales contemplados en el artículo 335 RRM para proceder a su legalización.

    OBJETO DE LA LEGALIZACION EN LOS LIBROS DE ACTAS.

    Tratándose de los libros de actas –como los de socios- su obligatoria legalización está prevista en el artículo 27.2 del Código de Comercio.

    Aunque los libros de actas, como los libros registros de acciones nominativas o de socios, “pueden llevarse por medios informáticos, de acuerdo con lo que se disponga reglamentariamente” (cfr. artículo 27.2 CCom), no obstante lo cual, el RRM omitía esa técnica de llevanza y contemplaba exclusivamente para los no-contables su confección y subsiguiente legalización a priori de libros en blanco en soporte papel por aplicación de lo dispuesto en el artículo 332 RRM. El artículo 18 de la Ley de emprendedores permite la legalización (obligatoria) a posteriori, al menos anual, de todos los libros que obligatoriamente deba llevar el empresario, no solo de los contables. Lo que supone: llevanza en formato electrónico y legalización por remisión telemática de los mismos.

    La Instrucción de 12 de febrero de 2015 de la DGRN no altera la función ni la eficacia de la legalización en los términos tradicionales.

    Lo que se trascribe en el libro de actas son, precisamente, las actas de los órganos colegiados pero el contenido de las actas, las actas en sí, NO se publican con la legalización o como su consecuencia. Hay que decirlo de manera rotunda: la legalización a posteriori no significa una publicidad obligatoria de actas sujetas a reserva o secreto.

    De hecho, el argumento o reproche de que la legalización entraña una “publicitación” de las actas, hecho contrario al secreto de las misma, es absolutamente injustificado y deriva de un mal entendimiento de la función de legalización. Si fuera cierto tal cosa, lo mismo cabría decir de la contabilidad y habida cuenta el secreto contable que el propio Código de Comercio solemnemente proclama a estos efectos (vid. art. 32.1 CCom)… y nadie discute este aspecto en relación con la legalización de los libros contables en soporte informático (obsérvese que solo las cuentas se depositan, los libros contables que se legalizan tienen información sensible y reservada que no se publicita con la legalización).

    Como ocurre en tantos Derechos positivos (ejemplos típicos el francés o el italiano), la legalización informática y telemática de un libro de actas en soporte digital se limita a asignar al fichero informático que recoge el citado libro unos datos informáticos, autenticados con la firma electrónica reconocida del funcionario público que es el Registrador, que son acreditativos exclusivamente del hecho y de la fecha de la legalización para su constancia fehaciente.

    El fichero informático que recoge las actas no queda sujeto a publicidad legal (o registral):

    (1º) El Registrador no conserva en su archivo el contenido de ese fichero relativo a las actas sino que solamente retiene el “hash” o algoritmo generado por el fichero y al objeto de que pueda acreditarse, incluso en juicio, que tal libro, incluso presentable en papel ante el juez, se legalizó en cierta fecha.

    (2º) El registrador no solo no debe sino que no puede dar publicidad a terceros de algo que no archiva;

    (3ª) Más aún, si los empresarios quieren mantener el secreto de su contenido en el trámite de legalización y frente al escrutinio/curiosidad del Registrador (o el los trabajadores de la oficina) podrán encriptar el fichero empleando a la sazón las técnicas habituales y con los recursos habilitados para ello por la técnica y bajo el amparo regulatorio de la Ley de firma electrónica, la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del comercio electrónico. Pueden remitirse no solo ficheros comprimidos sino encriptados con encriptación bajo el control del remitente.

    (4º) En modo alguno, la legalización invade competencia notarial puesto que la legalización registral pasa exclusivamente por un control de regularidad formal y una simple constancia fehaciente del hecho de la legalización. El Registrador no califica las actas ni asesora sobre su contenido. Se limita a asociar un dato temporal (a modo de sello temporal auténtico) que acredita que los libros a cierta fecha están formalmente confeccionados y correctamente formados … cualquiera que sea su contenido. Esa intervención evita que puedan suscitarse contiendas sobre la autenticidad de la fecha de legalización del libro que contiene las actas trascritas. Desde luego, la “intervención no registral” no reviste a las actas de ninguna fe pública o presunción de legalidad. Los documentos contenidos en acta son y siguen siendo documentos privados.

    • NO ME LO CREO
      10 abril, 2015 - 20:00 Reply

      A mi lo del encriptado me suena a justificación de ultima hora:
      1.- Ni la ley de emprendedores, ni la instrucción de la DGRN contemplan la posibilidad de que las actas se envíen encriptadas.
      2.- Es evidente, que si las actas se mandan sin encriptar, que es lo previsto en la Ley y en la Instrucción, las actas llegan al RM en formato digital abierto y, por lo tanto, su contenido se puede conocer por los registradores y empleados del RM, con lo cual se acabo la confidencialidad.
      Ademas, sabido es, que una vez que creas un PDF, una foto o un mensaje de WhatsApp y lo mandas por internet, ya no hay quien controle lo que pasa con él, vamos la famosa “Doctrina Belda”.
      3.- Si como dice usted ” el Registrador no conserva en su archivo el contenido de ese fichero relativo a las actas sino que solamente retiene el “hash” o algoritmo generado por el fichero”, lo lógico es que la Instrucción dijera que, una vez aplicado el algoritmo, el registrador debía proceder a la destrucción del acta que ha recibido telemáticamente y que responde del secreto de la misma, y nada dice al respecto.
      4.- Tengo serias dudas de que, a un archivo previamente encriptado, se le pueda aplicar un hash.
      En definitiva, lo dicho, excusa de ultima hora y los problemas de confidencialidad que señala el autor del blog, sin duda, existen.

  • Ignacio Gomá Lanzón
    10 abril, 2015 - 17:36 Reply

    Se agradece la extensa intervención y las razones que aportas, Luis. Tengo que informarte que la razón de este post se encuentra en la poca claridad de la norma en cuanto a los extremos que planteo y en que, llamados varios registradores mercantiles, no supieron aclararme cómo iba el asunto. No obstante, quisiera hacer unos comentarios a vuelapluma:

    -el tema internacional que mencionas no convence mucho, dado que la legalización no impide en la práctica el comienzo de la empresa. Al contrario, este sistema nuevo obliga a legalizar más libros y es bastante más caro, si no me equivoco.

    -ya dábamos por supuesto -solo faltaría- que las actas no son objeto de publicidad las actas. La cuestión, que me planteaba un cliente, es que las sociedades tienen un rechazo total a que esta información simplemente salga de su poder, por muchas garantías que se le den de confidencialidad. Y es evidente que esa información SÍ se envía.

    -también digo en el post que mucho me extrañaba que la información fuera a quedar en el registro por las buenas, a la vista de los registradores y empleados; y ya suponía que lo que queda es el hash en el libro. Pero ello supone que exige “descartar” de alguna manera toda la información que se envía, lo que significa que es tratada y manipulada.

    -sí es interesante la posibilidad que indicas de encriptar la información que se envía, como último remedio a la situación creada, aunque es un mal consuelo y siempre arriesgado ante avezados hackers.

    -En cuanto a la invasión de competencias notariales, nada he dicho sobre ello, en realidad. La cuestión ha surgido en el trato diario con sociedades y compañeros. Si puede afectarme como ciudadano ante un nuevo sistema que, en principio, parece: 1) Innecesario; 2) Más caro y 3) Con riesgo de grietas en la confidencialidad. Y como coda final, cabría añadir que tiene el feo aspecto de ser un pago encubierto del registro civil en camino, con el título perfeccionado, pero aun sin el modo, una especie de arras o señal (aunque sin duda eso es imposible de probar).

  • Eugenio
    11 abril, 2015 - 12:49 Reply

    El otro día fui a un Colegio Notarial a pedir la copia de un poder normal del año 1985, que se conserva en el archivo del Colegio, y me dijeron que vuelva dentro de cinco semanas…

    Creo que primero hay que limpiar la casa propia, no sólo con titulares tipo “transparencia” notarial, antes de criticar la casa del vecino. Creo que eso sí sería ejemplar. Al final todos los foros notariales se convierten en lo mismo: Crítica a los registradores. Pura envidia, vamos…

    • Harto
      12 abril, 2015 - 10:52 Reply

      Así que Eugenio fue a pedir una copia a un archivo de protocolos y le dijeron que tardaría cinco semanas.
      Aunque así fuera, que lo dudo, y que desde luego no es lo que ocurre habitualmente, ¿Qué tendría eso que ver con “limpiar la casa”? Simplemente se trataría de agilizar ese concreto trámite en ese concreto archivo.
      Y sobre todo, ¿Qué tiene que ver un retraso en expedir copias con la muy distinta cuestión que se trata en este post? Semejante salida de pata de banco demuestra que el post da en el clavo.

  • Luis Fernández del pozo
    11 abril, 2015 - 19:55 Reply

    Querido Ignacio:

    Por supuesto que puede generarse un hash sobre fichero encriptado. Por supuesto que el Registrador inutiliza los archivos después de generado el hash. Por supuesto que todos los documentos (notariales y no notariales) incluso los que causan asientos en libros de inscripciones tienen datos sensibles de cuya reserva y confidencialidad responde el registrador. La propia contabilidad fuera de las cuentas depositadas es secreta y en nuestros asientos hay datos sensibles.

    La estadística del Banco Mundial puntuaba como requisito previo la legalización añadiendo 15 días al proceso de constitución estándar.

    Lo de la financiación me deja sorprendidísimo. Se cobra lo mismo de antes por los mismos libros de antes. Lo del Registro Civil es, lo diré otra vez, gratuito. No así las actas de bodas y demás actos de Jurisdicción Voluntaria (competencias notariales debidamente remuneradas) y todos, todísimos, novedosísimos expedientes de la nueva LJV, como tampoco es precisamente gratis toda la actuación del notario en materia de segunda oportunidad (que cobra por actas, por mediación y lo que proceda del pobre sobreendeudado). Y no digamos de las nuevas subastas notariales etc y etc.

    Y que conste que me parece bien y que me da sana envidia. Pero…¡un poquito de por favor¡. me consta que cuesta imaginar que deba prestarse un servicio público gratuito (me refiero al RC) pero es lo que hay.

    • NO ME LO CREO
      12 abril, 2015 - 18:09 Reply

      SIGO SIN CREERLO y sus argumentos, son un pelín tramposos:

      “Por supuesto que puede generarse un hash sobre fichero encriptado”. Sí, eso ya lo sabía yo, pero la huella que se genera es la del fichero encriptado, así que no puede servir de prueba del contenido del documento antes de encriptar, y por eso la Instrucción no tiene previsto que se manden las actas encriptadas, ni creo que ningún registrador lo admita. La instrucción, al indicar los formatos de archivo admitidos (*.pdf, *.doc, *.xls, etc..), no contempla ninguna extensión de formato de archivos encriptados.
      “Por supuesto que el Registrador inutiliza los archivos después de generado el hash”. Pues lo hará “motu propio”, porque nada dice al respecto la Instrucción ni la Ley, pero bueno, algo tranquiliza saberlo. Si bien no deja de haber un período de tiempo de riesgo de “exposición pública” de los datos sensibles de las sociedades.
      “La estadística del Banco Mundial puntuaba como requisito previo la legalización añadiendo 15 días al proceso de constitución estándar”. Este argumento sí que me encanta. Resulta que los registradores mercantiles tardan 15 días en legalizar los libros (eso con suerte) y para solucionar su lentitud y falta de eficacia, imponemos a las sociedades nuevas obligaciones y gastos mayores que antes.
      ¿No habría sido más fácil y lógico que la legalización de los libros se hiciera por el notario autorizante de la escritura de constitución de la sociedad, al autorizar ésta?. Los 15 días desaparecerían de inmediato. ¿Por qué será que a los Ministros de Justicia del Sr. Registrador, ¡¡uy perdón¡¡, del Sr Rajoy no se les ha ocurrido esta solución ?
      “Se cobra lo mismo de antes por los mismos libros de antes”. Quizás sea cierto que se cobra lo mismo por legalizar un libro ahora que antes, pero no tratemos de engañar y confundir a la gente. Con los libros de actas tradicionales, las sociedades legalizaban sus libros una sola vez al constituirlas y les duraban años, hasta que, cuando habían rellenado todas sus hojas, tenían que repetir el trámite de legalización y pagar de nuevo por ello al Registro Mercantil. Ahora los tienen que legalizar, y pagar por ello, todos los años, por lo tanto, aunque se les cobre lo mismo, al tener que pagar todos los años, es evidente que les va a salir mucho más caro y, sin duda, que va a ser un gran negocio para los Registros Mercantiles, que ven recompensada, su reconocida falta de eficacia en la legalización de los libros de Actas (como usted mismo reconoce tardan 15 días), con la imposición de una nueva obligación y gasto a las sociedades, que solo a los registradores beneficia.

      En definitiva, lo dicho, SIGO SIN CREERLO.

  • Tomás Michelena de la Presa
    12 abril, 2015 - 22:25 Reply

    Tengo que reconocer que leído el comentario de Luis Fernández del Pozo sobre el post del día, sin entrar en valoraciones sobre su contenido, me llama la atención su redacción, la forma en que se expresa y sobre todo sus referencias al carácter internacional de la reforma, a la competitividad de la economía española, al Banco Mundial(en mayúsculas), a la mejora de posición de España en el ranking mundial, al “Doing Business” que queda muy bien, y a la inevitable retahíla de artículos que todos sabemos, o no, pero que en cualquier caso perjudican al sentido común que prima en el mundo del derecho. Esto lo pensé para mí, sin más, y ya está.

    Pero leído un segundo comentario del mismo Luis, tras comprobar su condición de registrador mercantil y su extenso curriculum, se produce en mi un doble sentimiento: la decepción de saber que quien escribe es un compañero y la necesidad de contestarle.

    Mira, Luis, consideraciones y argumentos al margen sobre la instrucción – legalización que ha generado el primero y al que supongo debidamente te contestarán, me parece inaceptable tu segundo comentario que como notario, y por tanto, aludido, no voy a dejar pasar.

    Me molesta el sentido economicista y mercantilista que utilizas -será deformación profesional?- sobre la gratuidad de los servicios que generosamente vais a asumir los registradores, y en concreto los mercantiles, sobre legalizaciones de libros y Registro Civil, que aseguras cual oráculo,con “lo diré otra vez”. Valga como ejemplo para poner en duda esa afirmación, la reciente encomienda de expedientes de nacionalidad asignada a tus compañeros de la propiedad con una aportación estatal de 4 millones de euros.

    Me sorprende que, por desconocimiento, con el mismo sentido economicista, aludas a la remuneración de las actas de bodas, término vulgar, si los hay, sobre las que los notarios no tenemos noticia alguna desde que en su día aparecieron en una simple nota de prensa.

    Pero lo que me parece inadmisible, es la alusión mezquina y tremendamente desafortunada, de la que seguro ya te habrás arrepentido, sobre la falta de gratuidad, cito textualmente, ” en toda la actuación del notario en materia de segunda oportunidad, que cobra… lo que proceda del pobre sobreendeudado”. Qué barbaridad !,qué desbarre!. Aranceles al margen, por favor, ¿es que piensas que los pobres aludidos no han visitado tu registro o es que no te has enterado? ¿te has planteado lo difícil y duro que está siendo para el notariado la aplicación inmediata y segura del derecho en los tiempos que corren,en libre competencia,con la necesidad ineludible de vivir de nuestra profesión? Reflexión y rectificación es lo que pido,nada mas.

    Por último, Luis,serás consciente, de que en un afán de mantener vuestro estatus en el actual sistema de seguridad jurídica preventiva,estáis haciendo un uso excesivo cuando no un abuso de las instituciones del estado,aprovechando la coyuntura,sobradamente conocida, para defender vuestra posición que yo también defiendo, créeme, pero sin menoscabar nuestra función y mucho menos nuestra dignidad.

  • Harto
    12 abril, 2015 - 22:47 Reply

    El punto débil de la estrategia del señor Del Pozo y algunos más de aprovechar esa coyuntura sobradamente conocida es que cuando esa coyuntura cambie, quien suceda a Rajoy, sea del partido que sea, va a tener a los registradores al principio de su lista, y no para bien.

  • F. Javier Oñate Cuadros
    15 abril, 2015 - 13:33 Reply

    Leo el número 6,2 del Anexo I del Real Decreto 1426/1989, 17 noviembre, por el que se aprueba el Arancel de los Notarios que dice lo siguiente: “2. Las diligencias de apertura de libros de actas devengarán 1.500 pesetas (9,02 euros), más 10 pesetas (6 céntimos) por folio”.

    Este precepto sigue en vigor, sin más modificación que la conversión de las citadas cantidades a euros.

    Sin embargo, es casi inaplicable. Los registradores mercantiles se han hecho o les han atribuido, tanto da, el monopolio de las legalizaciones, los mercantiles de las sociedades inscritas y pronto, de todos los sujetos obligados a llevar contabilidad mercantil, entre ellos, los notarios. Y los de la propiedad, con los de las comunidades de propietarios. Menos mal que nos quedan las sociedades gastronómicas, las asociaciones y las fundaciones. Cuya legalización no es obligatoria, por ahora, en la mayoría de los casos.

    Cuando legalizo libros de actas jamás agoto plazo de 15 días. Simplemente el cliente viene, trae el libro y el día que le viene bien, se lo lleva, cuando no lo hace sobre la marcha. Jamás hubo problema con este sistema.

  • Tic-tac tic-tac
    22 abril, 2015 - 18:11 Reply

    Tras la publicación de la Instrucción de 12/02/2015 sobre legalización de libros aquí comentada (firmada por el registrador (no sé si en excedencia o no) Javier Gómez Gálligo, y, a la vista del proyecto de RD por el que se aprueba un nuevo RMM, básicamente Disposición Transitoria 18ª, se hace preciso analizar el impacto económico de la Instrucción, según arancel actual y proyectado:

    En la web del RM de Madrid, en el formulario correspondiente para legalización de libros, se indican los conceptos objeto de minutación. En el mismo se indica que los conceptos minutables son los números 1, 21, 23, 24, 25.C y 25.C.L (el 25.C sale 2 veces y el 25.L (esta letra no existe). Pero recientemente una resolución de la DGRN de 14/05/2015 firmada por el REGISTRADOR Gomez Gálligo, puede comprobarse que son todavía más los conceptos arancelarios a percibir por el Registrador Mercantil en la legalización de libros.

    HONORARIOS a día de hoy: he comprobado varios registros, no coincide ninguno en el arancel. Tomemos 4 libros (mínimo cada sociedad): (los precios son con IVA incluido)

    Mallorca: 34.91

    Pontevedra: 36.91

    Madrid: 40.55

    Navarra: 36.93

    Alicante: 38.72

    Valencia: 38:72

    Llama la atención que siendo el arancel el mismo para todos, no obstante perciban importes diversos. La diferencia es pequeña, pero el número de sociedades es tremendo.

    Los libros q ha de legalizar ANUALMENTE cada sociedad son mínimo 4:

    1.- El de Inventario y Cuentas Anuales

    2.- El Diario

    3.- El de actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad

    4.- El libro registro de socios o de acciones nominativas

    Luego estaría otro no infrecuente

    5.- El libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad (si alguna vez la sociedad es unipersonal, condenada de por vida a abonar la “iguala” anual al registrador mercantil)

    Y por último otros

    6.- Así mismo, podrán ser legalizados los libros auxiliares y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.

    7.- opcional: libros de detalle o grupos de actas con periodicidad menor de 1 año

    Los honorarios serían por los siguientes conceptos:

    – Asiento de presentación (art 1 D 757/1973): 6€, sigue igual (art 1 RD 1427/1989). Si se presentan juntos pudiera ser un único asiento, pero si se presentan 4 libros separadamente, 24€.

    – Nota (si es q procede), pasa de 0.15€ (21.a D 757/73). Según la res DGRN 14/05/2014 serían 3 por cada libro: presentación, legalización y al margen del libro de legalizaciones. Por tanto 0,45€, pero … como no tiene equivalente en el RD 1427/89, pasa a 24,01€ (Art 2 RD 1427/89, mínimo de cuantía), lo cual supone 72,03€. También se podría minutar estas dos últimas notas independientes por cada libro, en cuyo caso sería 288,12€. Si se presentan juntos pudiera ser que no, pero si se presentan separados, evidentemente sí.

    – certificación: la DGRN se inventa 2 (res 14/05/2014): 1 en el Libro con referencia a la presentación y otra en el libro de legalizaciones (vamos, cobran al entrar y al salir), pasaría de 1.50 (en realidad 3€ al ser dos) (23 D 757/73) a 6,01€ (4.1e RD 1427/89), pero como la certificación no es ninguna de las previstas en el Rs arancel registral, pudiera pasar a 24,01€ (Art 2 RD 1427/89, mínimo de cuantía), por dos: 48,02€.

    Realmente no se si procede expedir esa certificación o no, bastante dudoso sí es, ….y ADEMÁS PODRÍAN MINUTAR 1 POR LIBRO. Si se presentan juntos tal vez no, pero en otro caso, seguro.

    Por tanto, si se presentan separados, o presentándolos juntos optan por cobrar 2 certificaciones por libro, serían sólo por esto 192,08€

    – legalización propiamente dicha ¡¡¡¡¡¡POR FIN!!!!!: pasa de 3€ por libro (total 12€) (25.c D 757/73 -según ellos-) a 24,01€ ¡POR LIBRO! (Art 2 RD 1427/89, mínimo de cuantía, al no tener equivalente), por 4 libros 96,04€!!!

    – Búsqueda de datos: continúa en 1,50€ (sigue igual) (24 D 757/73) recuerda a la famosa actuación del mítico Gila en la que le cobraba el colegio “desgaste de patio”. Eso tendría cierta razón de ser en año 1973, pero hoy en día es un disparate. Como la el patio de colegio no tiene los límites claros, pudiera ser que minutasen búsqueda de datos cuatro veces, … total 6€.

    – Instancia solicitud ¿?: por el archivo de la instancia según res 14/05/2014, sería 3,01€ (como son 4 libros, 12,04€)(según esa resolución por el art. 25c D 757/73… pues sí que se aplica veces ese precepto!!!!…). Pero como en realidad no hay un concepto concreto, podría pasar a 24,01€ (Art 2 RD 1427/89, mínimo de cuantía). Si se presentan separados, o presentándolos juntos optan por cobrar tantas instancias como libros, serían sólo por esto 96,04€

    – Actos de cuantía indeterminada según res 14/05/2014, como asiento en el “libro de legalizaciones” 3,01€ (20 D 757/73), total 12,04€, pero como en realidad no hay un concepto concreto, podría pasar a 24,01€ (Art 2 RD 1427/89, mínimo de cuantía), y sería un asiento por cada libro, total: 96,04€.

    ARANCEL ACTUAL: Total legalizacion 4 libros: arancel vigente según interpretación extensiva que ha hecho la resolución dictada por GomezGálligo: 51,54€, más IVA 10,82€, TOTAL 62,36€

    ARANCEL NUEVO (DT 18)

    1 LIBRO: 151,56€ + 21% IVA (31,82€) = 183,39€…siendo benévolos

    4 LIBROS:

    – Si se presentan separados: igual que para 1 libro, pero x 4, es decir, 733,56€

    – Si se presentan juntos: pudiera ser que 271,61€

    Recordemos que el RM “más caro” hasta ahora, que era el RM de Madrid, cobraba 40.55€ por 4 libros

    En realidad se puede pensar que se ha hecho una interpretación excesivamente onerosa para el empresario, pero lo cierto es que no hay forma de saber el importe por estos conceptos a ciencia cierta, baste leer la resolución de 14/05/2014 y las consecuencias arancelarias que se derivan de la misma. El arancel al fin y al cabo tiene naturaleza tributaria y por tanto se exige previsibilidad, de lo cual como podemos comprobar fácilmente es total y absolutamente imposible. Baste como prueba el muestreo de cobro actual por los Registros Mercantiles: NINGUNO COINCIDE

    Si tenemos en cuenta las empresas activas según el INE, último dato año 2013, 3.146.570, pero bueno, supongamos que la mitad son sociedades, dejemos el resto en otro tipo de empersas…, supone una percepción por tal concepto por el conjunto de registradores mercantiles de:

    – ARANCEL ACTUAL (4 LIBROS OBLIGATORIOS): aproximadamente CIEN MILLONES DE EUROS). Si dividimos esta cifra por el número de Registradores mercantiles (aprox 100), saldría una “iguala” anual SÓLO POR LA LEGALIZACIÓN DE LIBROS, impuesta a los empresarios, de UN MILLÓN DE EUROS PARA CADA UNO.

    – ARANCEL NUEVO (DT 18) (4 LIBROS OBLIGATORIOS):

    o Mínimo (si se presentan juntos y el criterio arancelario es benévolo): aproximadamente CUATROCIENTOS MILLONES DE EUROS. Si dividimos esta cifra por el número de Registradores mercantiles (aprox 100), saldría una “iguala” anual SÓLO POR LA LEGALIZACIÓN DE LIBROS, impuesta a los empresarios, CUATRO MILLONES DE EUROS PARA CADA UNO.

    o Si se presentan separados y el criterio arancelario es extensivo: aproximadamente MIL MILLONES DE EUROS. Si dividimos esta cifra por el número de Registradores mercantiles (aprox 100), saldría una “iguala” anual SÓLO POR LA LEGALIZACIÓN DE LIBROS, impuesta a los empresarios, de unos DIEZ MILLONES DE EUROS PARA CADA UNO.

    A todo esto hay que añadir que el que va a interpretar el arancel es quien tiene al cliente cautivo, al actuar en régimen de monopolio….

    Y esto para empezar …serían las percepciones arancelarias sólo por la nueva creación obligatoria de legalizar los libros, a ello hay que añadir depósitos de cuentas y el incremento por la publicidad formal, además de por la actuación ordinaria del RM. La repercusión en el resto puede ser un escándalo de enorme magnitud …

    NO parece precisamente muy acorde esto con la Directiva 2012/17/UE del Parlamento Europeo y del Consejo de 13 de junio de 2012, que está presidida por la GRATUIDAD, debiendo percibirse únicamente el coste del servicio.

  • IÑIGO ROMERO DE BUSTILLO
    28 abril, 2015 - 10:13 Reply

    Suspendida cautelarmente la Instrucción de la DGRN de 12 de Febrero de 2015, sobre legalización de libros de los empresarios.

    Por auto del TSJ de Madrid de 27 de abril, dictado por la sección sexta de la Sala de lo Contencioso Administrativo, se decreta la suspensión cautelar de la Instrucción de la DGRN de 12 de febrero dictada en aplicación del artículo 18 de la LE sobre la legalización de los libros de los empresarios.

    La medida ha sido solicitada por la Asociación de Emisores Españoles que agrupa a sociedades cotizadas.

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